Система управления электронными документами SELDO в полной мере удовлетворяет потребности организаций малого и среднего бизнеса в части хранения, управления и обеспечения взаимодействия с разнообразной неструктурированной электронной информацией.

SELDO обеспечивает эффективную организацию электронных документов, разграничение прав доступа к ним, а также предоставляет возможности контроля, регистрации и виртуализации (объединение электронных документов с карточками, контрагентами и Интернет-документами) в рамках единого информационного пространства.

Миссия системы

Цель системы - дать возможность компаниям удобно и безопасно управлять корпоративной информацией, создать единое информационное пространство для работы с любыми файлами (электронными документами) и сообщениями.

Система помогает руководителям компаний систематизировать все имеющиеся электронные данные в рамках реализации своих проектов, построить эффективное взаимодействие и увеличить защиту от вмешательства третьих лиц.

Благодаря новым технологиям Microsoft, все необходимые компоненты системы интегрированы и не потребуют дополнительных капиталовложений. На сегодняшний день SELDO - единственное коробочное решение подобного уровня, на внедрение которого потребуется минимум времени и подготовленности рабочих станций.

Возможности SELDO:

управление файлами;

Основой системы управления электронными документами SELDO является хранилище файлов, вся работа с ним производится через клиентское приложение SELDO.

SELDO позволяет выполнять полный набор операций с файлами: загрузка в хранилище, редактирование, сохранение копии на локальной машине, изменение свойств и прав доступа, удаление, а также другие действия, включая восстановление содержимого файла по ранней версии.

Файл в системе SELDO состоит из двух объектов: собственно файла и карточки файла, в которой можно указать полное наименование содержимого файла и аннотацию к нему. Кроме того, в карточке файла содержатся данные о том, кто и когда загрузил файл в систему, кем в данный момент файл редактируется и когда были внесены последние изменения. Такой набор сведений, с одной стороны, не перегружает пользователя лишней информацией, а с другой, позволяет легко получить достаточный объем сведений.

Единственный способ загрузить файл в систему - это поместить его в хранилище, надежно защищенное от внешних угроз. Защита файла от несанкционированного изменения и просмотра обеспечивается встроенной системой прав доступа пользователей.

Все файлы в SELDO загружаются только пользователями системы. Однако работать с большим количеством файлов часто становится затруднительно. Для этого в SELDO предусмотрены возможности организации файловой структуры через создание папок и помещения различных файлов в них подобно тому, как это обычно делается в Windows Explorer. Кроме того, любой файл в SELDO можно зарегистрировать, привязав к какому-либо документу или контрагенту. Предложение регистрации выводится автоматически каждый раз при загрузке нового файла в хранилище.

управление электронными документами;

Документ в SELDO – это подробная карточка документа и набор прикрепленных файлов. Карточка документа содержит подробные сведения о нем и значительно увеличивает объем дополнительной информации, по сравнению с карточкой файла.

Так, например, документ обязательно имеет уникальный номер, автоматически генерируемый системой SELDO, и тип (входящий, исходящий, внутренний). Кроме того, в карточке документа можно указать дополнительные сведения: данные об издателе, исполнителе и контрагенте, к которому относится этот документ, срок хранения документа и т.д. Карточка документа позволяет легко находить нужные документы и прикрепленные к ним файлы.

Такой механизм организации документов обладает рядом преимуществ. Например, текст договора о поставках, товарные накладные и счета-фактуры можно, во-первых, объединить в рамках одного документа и, во-вторых, привязать их к данным о контрагенте, с которым был заключен договор.

При создании документа информация о нем заносится в журнал регистрации документов. Журнал ведется автоматически и обеспечивает контроль и учет документов в системе SELDO.

управление интернет-документами;

SELDO предоставляет большие возможности управления электронными документами в виде файлов, однако часто бывает необходимо учитывать информацию из Интернета наравне с файлами.

Интернет-документы дают такую возможность. Карточка интернет-документа отчасти напоминает карточку обычного документа, поскольку допускает привязку конкретных файлов. Основным отличием интернет-документа от обычного является отсутствие таких полей, как «Издатель» или «Исполнитель», поскольку информация, содержащаяся в интернет-документе, в большинстве случаев носит менее формальный характер, чем обычный документ, и не может служить поводом к исполнению чего-либо. Основой интернет-документа является ссылка на какой-либо веб-сайт либо веб-страницу. Сама веб-страница при этом не скачивается, в хранилище содержится только текст ссылки на нее, что обеспечивает вирусную безопасность при работе с интернет-документами внутри системы SELDO.

управление Контрагентами;

SELDO позволяет не только эффективно управлять отдельными электронными документами, но и вести учет контрагентов – всех лиц, так или иначе касающихся деятельности Вашего предприятия.

Как и любой объект системы SELDO, контрагент обладает своей карточкой, в которой указываются все необходимые данные о нем: тип контрагента, название организации, ее реквизиты и расположение, контактные лица, их должности и контактная информация и т.д. Кроме того, непосредственно к карточке контрагента можно прикрепить файлы, загруженные в хранилище SELDO, хотя предпочтительнее прикреплять информацию о контрагенте к нужному документу.

Учет контрагентов в SELDO позволяет повысить эффективность управления электронными документами за счет возможностей связывания различных данных друг с другом.

единое хранилище;

Хранение информации – ключевой аспект любой системы управления. В SELDO хранилище является неотъемлемой частью сервера. Оно состоит из двух частей: базы данных SELDO и специальных папок в файловой системе Windows. Основой базы данных служит SQL Server 2005 – одна из самых надежных и вместе с тем простых в использовании систем управления базами данных.

В базе данных хранилища SELDO содержится вся информация о документах, интернет-документах, контрагентах, почтовых сообщениях, а также множество других сведений, создаваемых пользователями SELDO. Кроме того, хранилище содержит всю вспомогательную информацию о свойствах различных объектов SELDO: типы и виды электронных документов, примечания, права доступа пользователей, истории запросов и т.д.

Отдельно стоит упомянуть систему хранения файлов в SELDO. Все файлы загружаются на сервер, шифруются и помещаются в специальные папки хранилища, откуда впоследствии загружаются по мере надобности. При этом в базу данных хранилища записываются только ссылки на созданные зашифрованные файлы и данные карточек файлов, что позволяет, с одной стороны, обеспечить достаточно высокую безопасность хранения, а с другой, эффективно работать с большим количеством электронных документов.

Схема централизованного хранилища SELDO обладает еще одним важным преимуществом: независимо от того, где находится компьютер с клиентским приложением SELDO, пользователь всегда сможет работать со своими файлами на сервере. Это становится особенно важным, если необходимо создать единое информационное пространство территориально удаленных филиалов компании и вести общий архив документации.

система сообщений;

Встроенная в SELDO система отправки сообщений во многом напоминает обычную электронную почту. Сообщение так же, как обычное электронное письмо, может иметь одного или нескольких адресатов (пользователей SELDO), содержит тему и тело письма, а также прикрепленные файлы.

Основное отличие сообщений SELDO от e-mail – защищенность пересылаемых данных. Доставка сообщений производится через сервер SELDO, а сами сообщения надежно шифруются. Кроме того, для повышения уровня безопасности передачи сообщений передаются не сами прикрепленные файлы, а ссылки на них внутри системы SELDO. При этом учитываются права доступа пользователей к файлам. Таким образом, даже получив ссылку на файл, пользователь сможет открыть его, только имея соответствующие права.

Для удобства чтения и обработки сообщения структурируются по типам: простые сообщения, документы на утверждения, новости и т.д.

Необходимо заметить, что сообщения можно отправлять только пользователям SELDO, зарегистрированным на текущем сервере. Однако в SELDO предусмотрена возможность отправки сообщений электронной почты, причем они могут быть отосланы уже не только пользователям SELDO, но и любым другим получателям. Для удобства отправки e-mail у каждого пользователя автоматически заводится адресная книга, в которой автоматически сохраняются все адреса e-mail других пользователей SELDO, адреса e-mail контрагентов, а также неограниченное количество других адресов, которые пользователь может ввести вручную.

контроль версий;

Одной из важнейших функций системы SELDO является поддержка версионности для всех файлов, загруженных в систему. Система контроля версий обеспечивает сохранение различных, в т.ч. промежуточных, состояний документа в системе. Основная особенность механизма состоит в том, что в пользователю доступен только один файл с одним названием, а выбор версии, с которой необходимо производить действия, осуществляется непосредственно из меню действий над файлом.

Хранение версий файлов предоставляет пользователям:

• 1. возможность получить любые предыдущие версии хранимых файлов, в том числе с целью восстановления данных;
• 2. просмотр изменений, внесенных между заданными в запросе версиями;
• 3. сохранение и просмотр комментариев авторов к внесенным изменениям;

регистрация документов;

Как часто Вы сталкивались с проблемой поиска нужного электронного документа или любого другого файла в огромной папке документов?

Система SELDO предлагает решение этой проблемы – регистрация отдельных файлов с привязкой к конкретным документам.

При загрузке нового файла в хранилище SELDO предлагает зарегистрировать его, присоединив к новому или уже имеющемуся документу. Регистрацию файла можно отложить, однако в этом случае файл помечается как незарегистрированный и отображается отдельно от других файлов. Регистрация дает возможность структурировать информацию и привязывать содержимое файлов друг к другу и к другим данным: документам, контрагентам и т.д.

Другим важным аспектом является автоматический учет документов в SELDO. При создании любого документа автоматически генерируется его уникальный номер, а сам документ записывается в журнал регистрации. В журнале отслеживается состояние каждого документа, что позволяет легко производить учет документации.

расширенный поиск;

В SELDO реализована возможность быстрого поиска нужных электронных документов. Поисковая система SELDO позволяет найти как отдельные файлы, так и различные документы, включая интернет-документы.

Поиск может производиться по одному или нескольким признакам: названию файла или документа, приблизительной дате создания и изменения, типу документа, аннотации и другим.

Для ускорения поиска предусмотрена возможность индексации файлов. Индексация производится администратором SELDO через специальное меню. Индексированные файлы и документы хранятся в SELDO вместе с остальными данными, однако ссылки на них заносятся в специальную таблицу в хранилище SELDO и при поиске по соответствующему слову немедленно выводятся на экран. Индексирование по ключевым словам позволяет ускорить поиск нужных документов примерно в 1,5 раза по сравнению с обычным.

территориально-распределенная работа;

Система SELDO может эффективно объединить территориально-распределенные офисы, филиалы и пользователей в единую информационную систему с централизованным хранилищем информации. Клиентская часть системы осуществляет доступ напрямую через Интернет с возможностью использования защищенного соединения (которое настраивается в центре администрирования) или через VPN.

центр администрирования;

Система SELDO имеет собственный центр администрирования и управления настройками, который привязан к серверной части системы. Центр администрирования позволяет изменять настройки соединения и место размещения центрального хранилища, устанавливать количество версий для автоматического сохранения, настраивать шифрование хранилища одним из алгоритмов на выбор, управлять резервным копированием.

интеграция с Windows.

SELDO построена на базе платформы .NET Framework 2.0 с использованием компонент .NET Remoting. В качестве сервера баз данных используется Microsoft SQL Server 2005. Для стабильной работы системы до 50 пользователей достаточно свободно распространяемого корпорацией Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, который входит в поставку системы SELDO. *Для компаний с количеством пользователей свыше 50 рекомендуется использовать SQL Server 2005 Standard Edition.

Система управления электронными документами SELDO интегрирована с ОС Windows и позволяет загружать файлы в хранилище сразу из окна Explorer.

Наличие этой опции позволило увеличить скорость работы начинающих пользователей на 37%. Быстрая загрузка файлов в SELDO также полезна при первичном наполнении хранилища SELDO.

Другим важным аспектом интеграции является то, что все файлы из хранилища SELDO открываются непосредственно в тех программах, в которых они открывались бы из Explorer. Другими словами, файл с расширением .doc (.docx) откроется в Microsoft Word, файл с расширением .xls (.xlsx) – в Microsoft Excel и т.д. SELDO предоставляет широкие возможности настройки программ для открытия файлов различных типов.

Обеспечение безопасности SELDO

• • Шифрование хранилища

Согласно последним исследованиям в области информационной безопасности одной из самых серьезных компьютерных угроз является несанкционированный доступ к данным. Статистика показывает, что убытки от несанкционированного доступа занимают второе место сразу же после вирусов. Самым надежным способом защиты от этой угрозы является криптография. Владельцу необходимо зашифровать свою информацию, после чего он может быть спокойным за ее сохранность. В этом случае злоумышленники, даже если они заполучат данные, все равно не смогут их декодировать.

Хранилище SELDO предоставляет широкие возможности криптографической защиты информации. Одни данные требуют большего уровня защищенности за счет увеличения времени доступа, другие – быстрого доступа за счет более слабой защиты, поэтому в SELDO предусмотрена возможность выбора алгоритма шифрования данных:

• • DES
• • Triple DES
• • Rijndael (читается «райндол»)
• • RC2

Все эти алгоритмы являются распространенными и достаточно надежными. Если пользователь хранит в SELDO информацию, не являющуюся секретной, он может установить простой и быстрый алгоритм шифрования (например, DES) или вообще снять шифрование данных. Если же хранилище SELDO содержит исключительно важные данные, мы рекомендуем повысить уровень защиты и использовать более совершенные алгоритмы (Rijndael, RC2). Каждый алгоритм кодирования использует ключ, защищенный паролем. Независимо от того, какой алгоритм шифрования используется, пользователь SELDO всегда видит свои файлы и документы в привычном виде.

SELDO позволяет не только выбирать алгоритм кодирования новых данных, но и оперативно менять его, не нарушая режим безопасности. Если пользователь уже начал заполнять хранилище, а потом решил сменить алгоритм шифрования данных или ключ (пароль) к нему, то все ранее записанные данные могут быть легко перекодированы. Например, при установке системы пользователь решил, что ему не нужна мощная защита хранилища, и на сервере в настройках шифрования указал использовать алгоритм DES с простым паролем «Password». Однако через некоторое время ему потребовалось усилить защиту, и он решил сменить алгоритм шифрования на Rijndael с новым, более сложным и длинным паролем вроде «flKf83AsDge9dfS46gjy». Все данные пользователя, зашифрованные алгоритмом DES автоматически расшифровываются и затем кодируются алгоритмом Rijndael. При этом на все время перешифровки данных доступ к ним блокируется, что исключает возможность перехвата незашифрованных данных.

Доступ к настройкам сервера, в том числе к настройкам шифрования имеют только администраторы SELDO.

• • Права доступа

Защита системы путем шифрования данных, защиты сетевых соединений и т.п. является исключительно важным аспектом любой системы. Однако такая защита не может считаться полной, ограничивает только внешние воздействия на систему. Вместе с тем, очень часто нужно защищать систему изнутри – от некорректных действий пользователей. В SELDO реализована как внешняя, так и внутренняя защита.

Основной внутреннего контура защиты SELDO является встроенная подсистема управления пользователями (UIM – User Internal Management). Она позволяет создавать пользователей с различными правами доступа, а также устанавливать права доступа к папкам и файлам, находящимся в системе. Все пользователи создаются администратором системы. В SELDO предусмотрены два типа учетных записей: администраторы (полные права доступа) и пользователи. Кроме того, можно создавать и другие группы пользователей.

Функции администратора SELDO:

• • управление сервером и его настройками (шифрование, резервное копирование, дополнительные установки);
• • настройка прав пользователей;
• • настройка отображения документов в SELDO;
• • создание и изменение шаблонов документов;
• • по необходимости восстановление удаленных документов и файлов из корзины администратора;
• • отслеживание действий пользователей с помощью журнала истории;
• • создание и изменение базы индексированного поиска.

Функции пользователя SELDO:

• • создание, чтение, редактирование, перемещение, копирование и удаление разнообразных файлов из хранилища в привычных программах: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Visio, Autodesk AutoCAD, Adobe Photoshop, Corel Corp. CorelDraw и многих других;
• • создание, редактирование, перемещение, копирование и удаление документов внутри SELDO;
• • создание и отправка писем по электронной почте и через систему внутренних сообщений;
• • управление папкой "Избранное" для быстрого доступа к различным объектам;
• • сохранение локальных копий файлов в любое доступное место на рабочем компьютере;
• • изменение свойств и прав доступа к документам и файлам;
• • просмотр истории действий с документом;
• • создание версий документа и управление его автосохранением.

Права доступа к отдельному файлу в хранилище SELDO определяют набор операций, которые другие пользователи могут совершать с этим файлом. В SELDO можно задать четыре уровня прав доступа: полные права (разрешены все операции), только изменение (файл нельзя удалить), только чтение (запрещены все операции изменения файла), отсутствие прав (запрещены все действия с файлом). Права на доступ к файлу или папке даются отдельным пользователям или целым группам пользователей. Кроме того, права доступа могут задаваться для каждого файла и каждой папки отдельно.

• • Корзина администратора

Система управления электронными документами SELDO имеет ряд функций, доступных только администратору системы. Одна из таких функций является корзина удаленных документов. Все удаляемые объекты (файлы, документы, контрагенты) в системе попадают в корзину, из которой администратор может либо восстановить их в выбранную папку, либо удалить безвозвратно.

• • История действий

Одной из основ безопасной работы является протоколирование действий пользователей. В системе SELDO реализовано два уровня протоколирования (ведения истории) действий: действия над файлами и действия пользователя.

Протоколирование действий над файлом позволяет просмотреть всю историю операций над ним с момента его загрузки в систему. Доступно несколько видов действий: чтение, изменение, удаление.

История всех действий пользователя в системе: администратор системы (или пользователь, входящий в группу "администраторы") может просмотреть все действия пользователя, выбрав из списка самого пользователя и тип выполняемых действий за любой промежуток времени. Эта функция особенно необходима, когда встает вопрос правомерности тех или иных действий пользователя в системе.

• • Резервное копирование

В центре администрирования системы SELDO можно настроить резервное копирование всего хранилища и базы данных по расписанию. Если вы используете шифрование хранилища данных, то все создаваемые резервные копии также будут содержать зашифрованные файлы. Эти функции значительно повышают уровень безопасности, т.к. другие средства обеспечения резервного копирования обычно не предлагают специализированных средств криптозащиты.

Встроенные средства резервного копирования SELDO гарантируют надежность и высокую скорость работы и в тоже время являются достаточно простыми в использовании.

Скриншоты

Стоимость

Система SELDO теперь распространяется бесплатно! Обязательным условием является оплата первого года технической поддержки стоимостью 5 000 рублей.

Разработчик

INNOVA Solutions
Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., д.2а
Тел.: +7(495) 641-3839
E-mail: sales@seldo.ru
http://www.seldo.ru/