OPTiMA-WorkFlow — это комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота.

Основное назначение системы

• • автоматизация работы делопроизводственных и архивных служб предприятия;
• • автоматизация деловых процессов обработки документов на базе использования «электронных административных регламентов»;
• • повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов подразделениями предприятия;
• • мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;
• • обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;
• • обеспечение работы по безбумажной технологии.

Концепция автоматизации документооборота, примененная в системе OPTiMA-WorkFlow, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, технологические процессы или потоки работ, в ходе которых создаются и обрабатываются документы.

Функциональные возможности системы

Система OPTiMA-WorkFlow обладает широким спектром функциональных возможностей, что позволяет создавать на ее основе автоматизированные системы различных конфигураций и масштабов, специфика которых зависит от поставленных задач и области применения. В состав базовых функциональных возможностей входят:

• • обеспечение надежного хранения всех версий информационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;
• • оптимальная систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия: по структурному, организационному, тематическому или иному принципам;
• • организация служб автоматического копирования/восстановления хранимой информации;
• • обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа производится за счет использования электронной цифровой подписи, шифрования и дешифрования документов.
• • формализация бизнес-процессов обработки информации; формирование типовых маршрутных технологических схем выполнения этих процессов;
• • определение круга лиц, привлекаемых к участию в бизнес-процессах обработки информации; установка уровней их полномочий и прав;
• • автоматическая рассылка обработанных версий документов к месту обработки, и на последующие этапы маршрутной технологической схемы;
• • автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки, синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса и т. д.;
• • возможность автоматизации конкретных видов работ над информационными объектами, в том числе сканирование бумажных документов и распознавание их текстов, взаимодействие со службами факсимильной связи и специализированными архивными системами и т. д.;
• • автоматизация средств контроля над ходом выполнения технологических процессов движения и обработки информационных объектов;
• • автоматизация процессов регистрации документов по правилам делопроизводства предприятия; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;
• • обеспечение возможности поиска документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту.

Преимущества от использования технологий OPT i MA-WorkFlow

Адаптивность и конфигурирование

Система OPTiMA-WorkFlow разрабатывалась с целью предоставить пользователям простой способ коллективной работы с документами. Она содержит возможности для маршрутизации прохождения документов, обеспечивает контроль над совместно используемыми ресурсами и т.д. Система содержит функционально законченный набор средств для организации конфиденциального документооборота, не требуя при этом дополнительных доработок или программирования настроек. Адаптация системы к конкретным условиям ее эксплуатации производится гибкими и простыми в использовании средствами визуальной конфигурации. Предусмотрены все необходимые «степени свободы», с целью обеспечения возможности влиять на соответствие механизмов обработки документов государственным и ведомственным стандартам, на оформление и содержание форм отчетности.

Реорганизация документооборота, потребность в которой может возникнуть в связи с изменениями структуры и функциональных обязанностей подразделений предприятия заказчика или в ходе совершенствования управленческих процессов, не требует повторной установки системы и позволяет проводить переналадку работающей системы без ее остановки.

Система может вводиться в строй поэтапно, охватывая в первую очередь критически важные участки делопроизводства и постепенно распространяясь в масштабе всего предприятия заказчика. Система начинает работать практически сразу после выполнения несложных настроечных процедур, демонстрируя быструю окупаемость затраченных средств.

При первичной установке системы не требуется заблаговременного проведения дорогостоящего предпроектного обследования или реорганизации деловых процессов предприятия заказчика, т.к. подобные процедуры могут быть безболезненно выполнены впоследствии. В процессе эксплуатации система OPTiMA-WorkFlow автоматически собирает статистику о прохождении и исполнении документов, анализ которой позволяет принять решения, делающие документооборот предприятия более рациональным.

Терминология и принципы организации электронного документооборота на базе применения системы OPTiMA-WorkFlow весьма схожи со стандартами, принятыми в традиционном «бумажном» документообороте современного предприятия. Допускается совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов. Ни от пользователей, ни от руководителей не требуется специальной подготовки в области компьютерных технологий или освоения какой-либо научной методики. Для того, чтобы правильно спланировать процесс обработки документа системой OPTiMA-WorkFlow, в большинстве случаев достаточно просто здравого смысла и некоторого опыта канцелярской работы.

Открытая архитектура «клиент-сервер»

Принципы открытой архитектуры обеспечивают возможность взаимодействия системы OPTiMA-WorkFlow с любыми другими средствами обработки данных — например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, факсимильной связи и т.д.

Система обеспечивает бесшовную интеграцию с любыми приложениями, использующимися как средства создания и модификации документов, которые разработаны в соответствии со спецификацией OLE (Object Link and Embedding) или реализованы как File Oriented Application.

Система обладает развитой объектной моделью, которая позволяет управлять ее функционированием из других приложений через механизм OLE Automation, может совместно с другими подсистемами разделять свои данные.

Все программные коды и объекты, поставляемые в расширенной конфигурации системы доступны для дальнейшей модификации владельцем. За счет наличия в системе развитого API (Application Program Interface) квалифицированные пользователи имеют возможность нарастить базовые возможности OPTiMA-WorkFlow, дополнив ее своими собственными прикладными разработками. В частности, можно существенно расширять возможности системы за счет использования встроенных механизмов выполнения скриптовых сценариев, написанных на Java Script или VB Script.

Технология «клиент-сервер» позволяет наиболее эффективно использовать все преимущества современных мощных вычислительных средств на платформах IBM PC, RISC, ALFA, PowerPC.

Автоматизированное рабочее место пользователя СЭД может быть реализовано на базе использования «тонкого клиента» системы OPTiMA-WorkFlow, позволяющего организовать взаимодействие с системой через стандартный Веб-браузер в Internet, или intranet/extranet-сетях любого предприятия.

Надежное хранение и безопасность информации

Благодаря использованию в OPTiMA-WorkFlow централизованного управления хранением документов, обеспечивается высокая надежность и управляемость Системы, удобный, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации, возможность быстро организовать работу Системы в режиме Архива. Единая, базирующаяся на ресурсах операционной системы, служба копирования-восстановления, в сочетании со средствами отказоустойчивости серверов, обеспечивает гарантированную сохранность всех документов и данных, избавляет пользователей от необходимости создавать и хранить собственные (зачастую неофициальные) копии секретных или ценных данных.

Система OPTiMA-WorkFlow способна упорядоченно хранить все варианты (версии) документа, прошедшего многократную переработку, и подвергавшегося изменениям. Это позволяет, при необходимости, быстро восстановить историю документа или разыскать исходные тексты, необходимые в качестве образцов. Размер архива ограничивается только возможностями оборудования и при использовании современных сетевых технологий и мощных серверов архив системы способен хранить объем документов, который создается крупным учреждением за десятки лет интенсивной работы.

Контроль и управление

В системе OPTiMA-WorkFlow поддерживается прямое оперативное управление процессом документооборота. Это означает, что изменения в порядок обработки документов, вносимые уполномоченными пользователями, вступают в действие быстро и со¬гласованно. Весь процесс движения документов, с точностью до минуты и имени исполнителя, система отслеживает и фиксирует в журналах. В случаях, требующих детального контроля исполнительской дисциплины, это позволяет организовать не только сам контроль, но и практику оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций или задержек.

Система OPTiMA-WorkFlow позволяет организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. Планирование процессов обработки и последующий контроль их исполнения производится с использованием простых и интуитивно понятных графических средств. Это заметно удешевляет процесс внедрения, избавляя от необходимости покупать и осваивать дорогие и сложные программные средства проектирования данных и логики бизнес-процессов, снижает общую стоимость владения системой.

Уникальные технологии

В состав системы OPTiMA-WorkFlow входят программные компоненты, реализующие уникальные функциональные возможности, в том числе:

• • потоковый (серийный) ввод однотипных документов и их регистрационных данных;
• • проектирование и автоматическое исполнение типовых сценариев обработки документов;
• • производительный поиск по образцу регистрационных сведений (Query By Example);
• • мастер построения сложных каталогизированных поисковых запросов, основанных на составных атрибутивных критериях и контекстном поиске с учетом морфологии национальных языков;
• • поддержка многоязычного пользовательского интерфейса (русский, английский, немецкий, украинский, белорусский и латышские языки);
• • обеспечение контекстной гиперссылочной (HTML) помощью на различных языках;
• • мастер проектирования и автоматического исполнения (с заданной периодичностью или при возникновении определенного события) сценариев обработки документов, в том числе:
• • экспорт или импорт документов;
• • антивирусное сканирование;
• • прием корреспонденции, поступающей по электронной почте;
• • циркулярная рассылка документов по электронной почте;
• • выгрузка неактуальной информации для долговременного архивного хранения;
• • выборочное индексирование документов, в том числе зашифрованных;
• • прием и передача документов из «внешних» систем управления документами в стандартном (XML) представлении и т.д.
• • графический редактор технологических схем прохождения и исполнения документов;
• • проектирование рубрикаторов, содержания таблицы описи документов, фильтров «зоны видимости» документов и другие настройки визуального представления рабочего места пользователя;
• • электронная публикация документов, предназначенных для всеобщего ознакомления;
• • интеграция с MS Outlook для оповещения исполнителей о постановке на контроль или о приближении даты исполнения, возложенных на них поручений и т.д.

Развитие и совершенствование

Компания UpScale Soft (ГК «ОПТИМА») является официальным партнером известных лидеров в области информационных технологий, среди которых: Microsoft, Oracle, IBM и Convera. В системе использованы лучшие отечественные и зарубежные программные продукты и лидирующие информационные технологии:

• • Oracle Database, Microsoft SQL Server 2000/2005, IBM DB2 UDB;
• • ABBYY Retrieval and Morphology Engine;
• • ABBYY Fine Reader ;
• • Windows CryptoAPI ;
• • Business Objects Crystal Reports.

В марте 2006 года вышла новая версия OPTiMA-WorkFlow — 1.18. В ней значительно расширена функциональность системы. Так, добавлен новый функциональный блок автоматизированного управления и контроля исполнения поручений, улучшены функциональные возможности системы при создании, согласовании, утверждении и контроле организационно-распорядительных документов. Появилась возможность использования новых типов полей в регистрационной карточке. Расширен перечень свойств операций деловых процессов обработки документов, а также улучшен дизайн интерфейсов приложений.

В настоящее время идет работа по созданию интегрированного решения на базе OPTiMA-WorkFlow и BPM-системы «Business Studio» ( http:// www.businessstudio.ru). Цель данного проекта — повышение эффективности автоматизированной системы документооборота предприятия за счет предварительного моделирования бизнес-процессов и последующей синхронной корректировки текущих изменений.

Структура и состав системы OPTiMA-WorkFlow

Функциональность системы OPTiMA-WorkFlow распределена между совокупностью программных приложений, используемых для автоматизации деятельности отдельных категорий пользователей, вовлеченных в процессы документооборота и набором технологических программных компонент. Приложения и компоненты могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, согласно корпоративным ИТ-стандартам и методам организации процессов документооборота.

1. Клиент системы

Приложение «Клиент» предназначено для создания и обработки документов и их регистрационных карточек. Позволяет визуализировать и настраивать отображение описей документов, оповещать о поступивших на обработку объектах, осуществлять поиск документа по атрибутам его регистрационной карточки, по свойствам или содержанию самого документа, производить шифрование и операции с электронной подписью, формировать отчеты и т. д. «Подшивка документов» входит в приложение «Клиент» и является специальным объектом системы, который предназначен для обработки и хранения документов различных форматов, объединённых в иерархическую структуру — многоуровневое дерево папок, в которых хранятся документы. Модуль обработки подшивок документов может быть запущен в автономном режиме.

2. Контроль исполнения поручений

В приложение «Клиент» включаются модули обработки особых объектов документооборота – нормативных документов и поручений. Приложение «Контроль исполнения поручений» предназначено для формирования поручений (в том числе периодических), постановки их на контроль (снятия с контроля), перепоручения задач, получения отчета об исполнении поручений, оповещения исполнителя о приближении сроков исполнения поручения.

3. Администратор системы

Приложение «Администратор системы» предназначено для осуществления общесистемных настроек, для администрирования описей пользователей системы, мест хранения и обработки документов, а также словарей и картотек; приложение позволяет осуществлять инвентаризацию мест обработки и хранения, поиск объектов по атрибутам их регистрационных карточек; в приложении формируются описи макетов отчетов и стандартизированных текстов, используемых системой.

4. Редактор маршрутных схем

Приложение «Редактор маршрутных схем» предназначено для разработки новых и модификации ранее созданных маршрутных технологических схем движения документов, для управления их описями, а также создания и модификации категорий создаваемых и обрабатываемых в рамках системы документов.

5. Монитор ресурсов

Приложение «Монитор ресурсов» позволяет обеспечить постоянное автоматическое отслеживание состояния подключений к системе, ведение системного журнала. Приложение осуществляет контроль использования существующих и подключение дополнительных лицензий системы.

6. Менеджер ресурсов

Сервис «Менеджер ресурсов» устанавливается на рабочие станции или серверное оборудование для обеспечения постоянного отслеживания состояния подключений к системе и фиксации оповещения от других приложений системы об используемых ими ресурсах. Приложение является служебной программой и не имеет пользовательского интерфейса.

7. Диспетчер процессов

Приложение «Диспетчер процессов» предназначено для осуществления контроля над выполнением потоков работ и ходом процессов создания и обработки документов, вовлеченных в документооборот. Приложение оповещает о текущем состоянии техпроцесса, об его отставании от нормативных сроков; формирует хронологическое дерево истории обработки документа и календарь рабочего времени; определяет вероятное время завершения процесса и отображает результат выполнения технологического процесса в виде диаграмм Ганта и т.д.

8. Роботы — автоматические обработчики

Приложение «Роботы — автоматические обработчики» предназначено для создания и настройки автоматических обработчиков (роботов), выполняющих в соответствии с заданными условиями указанные действия над объектами документооборота. Приложение осуществляет хранение и визуализацию списка роботов, регулярный автоматический их запуск, отображение подробного журнала действий, выполненных роботом во время обработки.

9. Сервер Web-доступа

Серверное приложение «Сервер Web-доступа» предназначено для обеспечения работы с системой посредством браузера Microsoft Internet Explorer. Сервер Web-доступа обеспечивает функциональность, практически эквивалентную «Клиенту системы».

В состав поставки программного обеспечения входит ряд библиотек, осуществляющих интерфейс межпрограммного взаимодействия (API) и предоставляющих широкие возможности по интеграции системы с соответствующими программными продуктами.

Разработчик

UpScale Soft (ГК «ОПТИМА»)
Адрес: Россия, 105082, Москва, Рубцовская наб., д.3, стр. 1
Тел.: +7 (495) 363-26-85, 363-26-88
Факс: +7 (495) 363-26-84
Email: info@upscalesoft.ru
http://www.optima-workflow.ru