jDocFlow – система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации обработки электронных документов и создания единого электронного хранилища документов. Система относится к классу платформенных решений по управлению бизнес-процессами (Business Process Management) и обеспечивает комплексную автоматизацию бизнес процессов обработки различных видов документов.

Состав системы

Комплексная система управления бизнес-процессами включает в себя следующие модули:

• • Управление документами jDocFlow
• • Управление поручениями jWorkFlow
• • Управление проектами jProject
• • Управление заявками на поддержку jSupport
• • Управление кредитными заявками jLoanApp
• • Модуль аналитической OLAP отчетности

Описание

Основным принципом работы системы электронного документооборота jDocFlow является обработка документов с помощью задач (поручений). По каждому поручению можно установить срок исполнения, дать дополнительные указания и комментарии, зафиксировать результат исполнения. Результатом может быть резолюция, комментарий, файлы, а также отдельный документ со своей схемой обработки.

Документ представляет собой электронную карточку, содержащую все реквизиты документа и информацию о стадиях его обработки. К документу можно присоединять файлы любых типов с возможностью сохранения и сравнения версий. Документ может быть подписан с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Обработка документа может осуществляться по жестким стандартизированным маршрутам, по принципу свободной маршрутизации или по гибридной схеме, совмещающей преимущества жестких и произвольных маршрутов.

Электронные карточки документов и задач хранятся в Личных или Общих виртуальных папках в виде ссылок, что позволяет избежать дублирования при хранении документов, а также организовать удобный доступ к общим документам подразделений. Для быстрого поиска необходимых документов используется возможность динамической группировки и фильтрации по различным полям.

Являясь платформенным решением, система электронного документооборота jDocFlow позволяет не только автоматизировать обработку наиболее часто использующихся видов документов, но и обеспечить управление специализированными документами, например, заявок на обслуживание, закупку или хозяйственные расходы, повесток и протоколов совещаний. Для возможности их обработки в системе предусмотрена возможность самостоятельного добавления администраторами новых реквизитов.

Особенности системы jDocFlow

• • Комплексная автоматизация обработки электронных документов всех видов: входящих/исходящих писем, приказов, служебных записок, заявок на поддержку пользователей (HelpDesk), кредитных заявок, проектной документации, а также любых специализированных форм документов.
• • Поддержка сложных схем обработки документов, с возможностью самостоятельной настройки бизнес-правил с помощью графического дизайнера, поддерживающего последовательно-параллельные операции, условную маршрутизацию, ветвление, слияние и циклы.
• • Наличие Web-интерфейса, оптимально подходящего для работы удаленных подразделений и филиалов через тонкие каналы связи.
• • Поддержка электронно-цифровой подписи (ЭЦП) для защиты документов от фальсификации, а также использование ролей и настраиваемого доступа для обеспечения повышенного уровня информационной безопасности.
• • Наличие механизма замещения, позволяющего не допускать временные задержки обработки документов в случае непредвиденного отсутствия сотрудников.
• • Возможность сравнения версий файлов по содержимому.
• • Наличие аналитических OLAP отчетов, предоставляющих возможность детального анализа процессов обработки документов и своевременного предоставления руководству сводной аналитической информации.
• • Использование промышленных СУБД Oracle или MS SQL, обеспечивающих должный уровень надежности и производительности.
• • Наличие механизмов интеграции, в том числе с Active Directory, HP Select Access, MS Exchange.

Возможности системы электронного документооборота jDocFlow

Функциональные возможности системы электронного документооборота jDocFlow

Система позволяет автоматизировать управление документами в банках, страховых компаниях, торговых и производственных организациях. Эффективная автоматизация обработки документов обеспечиваются благодаря следующим основным функциональным возможностям системы:

• • Графический дизайнер бизнес-процессов.
• • Поддержка типовых маршрутов и шаблонов (MS Word, Excel).
• • Ввод документов из различных источников (e-mail, сканеры и пр.).
• • Возможность контроля и сравнения версий документов.
• • On-line мониторинг всех этапов жизненного цикла документов.
• • Полнотекстовый поиск документов по содержимому файлов.
• • Механизмы контроля сроков обработки документов.
• • Формирование уведомлений по различным событиям.
• • Гибкая настройка схем замещения отсутствующих сотрудников.
• • Интеграция с Active Directory и MS Exchange.
• • Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП).
• • Настройка прав доступа с помощью ролей, бизнес-функций и грифов доступа.
• • Аудит и протоколирование всех событий.
• • Механизм Workflow для управления поручениями.
• • WEB-интерфейс для работы в удаленном режиме.
• • Поддержка промышленных СУБД ORACLE и MSSQL Server.

Принципы работы системы

1. В системе электронного документооборота jDocFlow основными понятиями являются «Документ», «Задача», «Папка» и «Контакт».

Документ представляет собой электронную карточку, содержащую все реквизиты документа и информацию о стадиях его обработки. К документу можно присоединять файлы любых типов с возможностью сохранения и сравнения версий. Документ может быть подписан с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Обработка документа может осуществляться по жестким стандартизированным маршрутам, по принципу свободной маршрутизации или по гибридной схеме, совмещающей преимущества жестких и произвольных маршрутов.

Организация хранения документов и задач в папках

Все основные операции по документу – рассмотрение, согласование, утверждение, регистрация и исполнение осуществляются с помощью задач (поручений). По каждому поручению можно установить срок исполнения, дать дополнительные указания и комментарии, зафиксировать результат исполнения. Результатом может быть резолюция, комментарий, файлы, а также отдельный документ со своей схемой обработки.

Электронные карточки документов и задач хранятся в Личных или Общих виртуальных папках в виде ссылок, что позволяет избежать дублирования при хранении документов, а также организовать удобный доступ к общим документам подразделений. Для быстрого поиска необходимых документов используется возможность динамической группировки и фильтрации по различным полям.

В системе сохраняется полная информация о всех участниках процесса обработки документа. В иерархическом справочнике контактов хранится детальная информация не только об организационно-штатной структуре и сотрудниках самой организации, но и информация о внешних контрагентах, в том числе об отправителях и получателях документов.

2. Создание электронных документов

Вид экранной формы карточки электронного документа зависит от типа и вида документа. При вводе документа пользователь заполняет основные поля, в том числе краткое содержание и вложенные файлы. Предусмотрена возможность импорта информации со сканеров, факсов и электронной почты. Часть атрибутов заполняется автоматически. В зависимости от вида документа и от подразделения, сотрудником которого является автор, автоматически определяется типовой шаблон обработки документа. Это позволяет существенно ускорить создание документа и минимизировать возможные ошибки.

При наличии у автора необходимых полномочий, он может скорректировать схему обработки документа, например, изменить лист согласования, добавить новых рецензентов, изменить состав и последовательность выполнения операций по документу.

Также существует возможность установления взаимных связей между документами (например, между порожденным и исходным документом) с возможностью быстрого перехода с помощью гиперссылок.

После отправки электронного документа по маршруту формируются и выдаются необходимые поручения. При этом если по схеме обработки автор должен сразу выполнить следующее поручение (например, зарегистрировать документ), с целью экономии времени в системе предусмотрено автоматическое открытие соответствующей формы для выполнения этого поручения.

При выдаче поручения по документу в папку документов сотрудника попадает ссылка на документ, а в папку задач - ссылка на поручения. Ссылки на документы также могут размещаться в Общих папках подразделений, а также в различных журналах регистрации.

3. Контекстный поиск документов

Поиск документов можно осуществлять по всем реквизитам карточки электронного документа – названию, дате, автору, регистрационному номеру, состоянию и другим атрибутам. Наличие иерархического классификатора видов документов позволяет дополнительно ускорить поиск необходимых документов за счет уточнения условия поиска.

В системе поддерживается полнотекстовый контекстный поиск по содержанию вложенных файлов. С его помощью можно быстро найти необходимые документы, например, все внутренние приказы, содержащие слово «ЭЦП». Механизм контекстного поиска также позволяет искать документы по словам, содержащимся в описании документа.

Дополнительной возможностью системы является возможность поиска не только электронных документов, но и информации о выданных по ним поручениях.

Форма поиска документов

4. Управление бизнес процессом обработки документов

Графический дизайнер настройки схем обработки документов

5. Настройка бизнес процессов обработки документов осуществляется с помощью графического дизайнера.

С его помощью можно настроить любые правила прохождения документа по маршруту. Дизайнер поддерживает последовательно-параллельные операции, условную маршрутизацию, ветвление, слияние и циклы. Есть возможность настроить определенную последовательность блоков обработки (например, разрешая утверждать документ только после его согласования), внутри которых можно разрешить свободную маршрутизацию. Такое сочетание различных способов маршрутизации позволяет стандартизировать устоявшиеся бизнес-процессы обработки определенных видов документов и уйти от необходимости постоянной корректировки типовых схем для учета особенностей обработки отдельных документов.

При настройке типовых маршрутов достаточно полезной является возможность автоматического определения исполнителей поручений. Например, использование правила «Мой руководитель» позволит автоматически внести в лист утверждения непосредственного руководителя автора документа, а использование правила «Выбор исполнителя по должности» - определить сотрудника, занимающего в данный момент заданную должность в определенном подразделении.

Также существует возможность автоматического создания документов, в том числе сформированных на основе данных исходного документа. Например, на основе повестки совещания может быть сформирован его протокол.

6. Управление задачами (worlflow)

Номенклатура дел

Все основные операции по документу – рассмотрение, согласование, утверждение, регистрация, архивация и пр. осуществляются с помощью задач (поручений). Для их обработки в системе электронного документооборота jDocFlow встроена подсистема управления задачами (workflow).

Перечень поручений формируется в соответствие с маршрутом прохождения документа и может дополняться в процессе обработки. Например, при согласовании документа руководитель может передать документ своему заместителю на предварительное согласование, а только после этого наложить свою резолюцию.

При формировании поручения в папке задач исполнителя появляется соответствующая задача. Экранная форма задачи зависит от ее вида и содержит только поля, которые необходимы для выполнения соответствующей операции, что позволяет упростить работу пользователей с системой. При необходимости пользователь может открыть карточку задачи с полным набором полей.

На этапах согласования и утверждения документа руководитель имеет возможность ознакомиться с документом, выразить свое согласие или несогласие с документом, прокомментировать свое мнение и приложить к карточке задачи свою версию данного документа. Также существует возможность просмотреть все версии документа, в том числе промежуточные версии других рецензентов. При этом существует возможность удобного сравнения документов Microsoft Word по содержимому.

При рассмотрении документа пользователь имеет возможность изменить срок обработки и гриф доступа документа, а также выдать поручения по этому документу другим сотрудникам.

При регистрации документов автоматически формируются регистрационные номера документов произвольных шаблонов и документ заносится в определенный журнал регистрации.

При архивации документа существует возможность указания необходимых атрибутов, в том числе – дело номенклатуры, к которому относится документ, дату архивации, том и страницу дела, а также виртуальную архивную папку, в которую будет помещена ссылка на документ.т.

7. Контроль исполнения документов

В папках документов и задач существует возможность динамической группировки документов по различным атрибутам (например, по автору или виду), что позволяет пользователям быстро находить требующие обработки документы. Использование группировки в папках задач позволяет "одним взглядом" контролировать сроки как выданных, так и полученных поручений.

Контроль сроков исполнения документов возможен не только по всему документу, но и по каждому поручению, что дает возможность более качественно контролировать обработку документа.

Предупредительный контроль реализован с помощью уведомлений различных видов, в том числе с помощью e-mail, sms и popup сообщений. Шаблоны сообщений и условия, при которых они должны формироваться - настраиваются. Например, исполнителю может быть отправлено информационное уведомление при формировании поручения, а автору – при его выполнении. Предупреждающие уведомления могут формироваться, например, при приближении срока исполнения поручения или при просрочке. Копии уведомлений могут быть отправлены руководителю сотрудника или в службу контроля качества.

8. Ведение единой контактной информации

Поиск в справочнике контрагентов

В системе хранится информация об организационно-штатной структуре организации и ее сотрудниках, а также о внешних контактах организации. Иерархическая структура справочника контактов дает возможность удобной группировки контактов по видам юридических или физических лиц. Для каждого вида контактов существует возможность задать свои, характерные для него атрибуты, в том числе набор электронных документов. Часть полей может быть заполнена автоматически из внешних существующих в организации информационных систем. Например, в карточку клиентов можно подгрузить информацию о его счетах или договорах.

Возможность удобного поиска позволяет быстро найти нужный контакт, а при необходимости и наличии необходимых полномочий – создать его. Дополнительно можно связать между собой различные контакты и указать тип связи между ними (аффилированные лица, дочерняя компания и пр.).

9. Электронно-цифровая подпись

Для защиты документов и задач от фальсификации реализована поддержка электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Заверение документа подписью может происходить автоматически при его отправке по маршруту. Также могут подписаны результаты выполнения любых поручений. Подпись документа формируется на основе его содержимого (тема, краткое содержание и вложенные файлы) и персонального сертификата пользователя при помощи стандартного алгоритма шифрования SHA1RSA. Выдача сертификатов пользователям осуществляется стандартными средствами Microsoft. Поддержка стандартного интерфейса Microsoft CryptoAPI позволяет интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ).

10. Информационная безопасность

Вопросам информационной безопасности в системе уделено особое внимание, что позволило обеспечить повышенный уровень конфиденциальности, столь важный для большинства государственных и коммерческих организаций.

Реализованы различные возможности входа пользователей в систему. Кроме стандартного входа по логину/паролю поддерживается NTLM аутентификация, доступ через HP Select Access, а также использование сертификатов на смарт карточках.

Настройка доступа пользователей к бизнес-функциям и к объектам системы реализованы с использованием ролей. Возможности настройки позволяют администраторам системы создавать произвольное количество ролей для различных категорий и групп пользователей. Возможна дополнительная настройка доступа к отдельным атрибутам любых объектов системы. Также реализован механизм замещений, позволяющий корректно выполнять обработку документов за отсутствующих сотрудников.

Доступ к документам дополнительно ограничивается грифами доступа и доступа к виртуальным папкам и грифами доступа. При отсутствии полномочий сотрудник не только не получит доступ к содержимому секретного документа, но и вообще не увидит его карточку.

Также могут быть наложены ограничения, какие типы и виды документов могут создавать сотрудники определенных подразделений, что не только повышает уровень безопасности, но и сокращает количество возможных ошибок.

Наличие в системе встроенного механизма аудита позволяет администраторам настраивать состав и детализацию протоколирования всех действий.

11. Аналитические OLAP отчеты

Одним из отличий системы электронного документооборота jDocFlow является возможность использования модуля OLAP отчетности. Существующая в организациях аналитическая отчетность часто представляет собой многочисленный набор разрозненных отчетов, каждый из которых разрабатывался в свое время для решения каких либо конкретных бизнес-задач. Как правило, такие отчеты не связаны между собой, имеют различный формат представления данных и каждый из них решает ограниченные задачи.

Это приводит к тому, что специалисты и руководители вынуждены работать с большим количеством фиксированных ранее разработанных отчетов. При этом, часто нет возможности получить информацию в наглядном и информативном виде, детализировать данные в разрезах, интересующих пользователя в данный момент времени, или наоборот, получить сводную информацию.

Используемый модуль OLAP отчетности обладает мощными и удобными средствами отображения данных. Многоуровневые таблицы, различные диаграммы и графики, развитые средства динамической группировки и фильтрации позволяют пользователям получать наглядные и информативные отчеты.

OLAP технология дает возможность «углубляться» в данные и проводить детальный анализ. При необходимости отчеты могут быть экспортированы в Excel, Word или HTML формат. Кроме этого, появляется возможность построения единой системы взаимосвязанных отчетов для всей организации.

12. Решение специализированных задач

Являясь платформенным решением, система электронного документооборота jDocFlow позволяет не только автоматизировать обработку наиболее часто использующихся видов документов, но и обеспечить управление специализированными документами. К таким документам можно отнести, например, заявки на обслуживание, закупку или хозяйственные расходы, повестки, протоколы совещаний и многие другие специализированные виды документов. Для возможности их обработки в системе предусмотрена возможность самостоятельного добавления администраторами новых реквизитов.

Для решения специализированных задач, например, для автоматизации заявок на поддержку и техническое обслуживание (helpdesk) и кредитных заявок для банков выделены отдельные приложения jSupport и jLoanApp. В результате, использование единой платформы для управления различными видами документов позволяет получить единый интерфейс работы с документами, единые механизмы контроля исполнения поручений и консолидированную аналитическую информацию.

Разработчик

CSBI-Zirvan
Адрес: 129085, Москва, пр. Ольминского, дом 3а, стр. 3,
Телефон: +7 (495) 610-00-53, +7 (495) 610-00-54
Факс: +7 (495) 610-00-53, +7 (495) 610-00-54
e-mail: office@csbi-zirvan.ru
http://www.csbi-zirvan.ru