Naumen DMS (новая версия системы NauDoc) — корпоративная система управления бизнес-процессами и документами.

Назначение системы электронного документооборота (СЭД) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Система электронного документооборота NauDoc отличается от других систем электронного документооборота целым рядом преимуществ:

• • низкая стоимость приобретения и внедрения системы по сравнению с аналогами
• • бесплатные обновления до новых версий системы
• • бесплатная платформа NauDoc позволяет минимизировать риски при внедрении СЭД
• • полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы электронного документооборота;
• • работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;
• • отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей, например, сервер приложений, базу данных, операционную систему и пр.;
• • открытый код системы;
• • значительный опыт реализованных проектов по внедрению системы электронного документооборота в различных отраслях, более 200 внедрений
• • полный спектр услуг по обучению и технической поддержке системы электронного документооборота NauDoc обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Основные функции системы электронного документооборота NauDoc:

Автоматизация бизнес-процессов

• • Описание последовательности работ
• • Создание схемы движения документов
• • Контроль и анализ процессов

Контроль исполнения документов и задач

• • Постановка задачи: сотрудники, сроки, периодичность, содержание
• • Автоматический контроль исполнения
• • Анализ результативности выполнения задач

Хранение документов

• • Создание документов по шаблону в любом формате
• • Предоставление доступа к документам и реквизитам в соответствии с павами пользователя
• • Доступность документов 24 часа в сутки
• • Поиск документов

Система поддерживает полный цикл управления бизнес-процессами (моделирование, исполнение, мониторинг). Naumen DMS позволяет интегрировать разрозненные приложения, используемые в организации, в единую среду выполнения бизнес-процессов и автоматизировать деятельность сотрудников, участвующих в этих процессах.

Для построения единой системы управления информацией в масштабах предприятия Naumen DMS предоставляет мощные средства,, обеспечивающие выполнение операций на всех этапах работы с документами: от создания и рассмотрения документа до его исполнения и перевода в архив.

Использование Naumen DMS позволяет увеличить эффективность работы большинства сотрудников предприятия:

Функциональные возможности

Моделирование бизнес-процессов

Для настройки бизнес-процессов используется графический дизайнер в составе Active BPEL 2.0, поддерживающий спецификацию BPEL 1.0. Отличительной чертой этой спецификации является простота и удобство моделирования процессов. Обычному пользователю вполне по силам описать сложные процессы с помощью графического средства настройки (дизайнера процессов).

Исполнение бизнес-процессов

Для исполнения разработанных в графическом дизайнере описаний бизнес-процессов используется сервер Active BPEL 2.0. Сервер аккумулирует множество разрозненных приложений, существующих на предприятие в совместно работающие, согласованные потоки процессов.

Мониторинг бизнес-процессов

Пользователь, обладающий достаточными правами, может запустить исполнение процесса, просмотреть графическое представление процесса, на каком шаге находится процесс, а также результат его завершения.

Корпоративное управление документами

Система обеспечивает корпоративную инфраструктуру для работы с документами, доступную всем сотрудникам организации.

Формирование единого электронного хранилища документов

Структура электронного хранилища представляет собой древовидную иерархию папок и содержащихся в них документов и других объектов. Удаленный доступ к документам хранилища осуществляется в соответствии с полномочиями сотрудников.

Организация коллективной работы

Naumen DMS предоставляет единый инструмент для совместной работы. Сотрудники могут коллективно работать с документами, заданиями или проектами, без труда обмениваясь необходимыми данными.

Автоматизация делопроизводства, работы канцелярии

Регистрация бумажных документов, их перевод в электронный вид, проверка и регулирование хода исполнения резолюций по документам, перевод документов в архив, контроль версий, журналирование, выписка/возврат документов, управление шаблонами, работа со сканированными изображениями.

Поиск информации

Полнотекстовый поиск по файлам форматов doc, rtf, xls, ppt, pdf, html, и txt с учетом морфологии русского языка. Поиск по реквизитам документов как системных, так и созданных пользователями. Возможность сохранения поисковых запросов и последующего их выполнения.

Обеспечение сертификации на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000

Внедрение Naumen DMS значительно облегчит сертификацию предприятия на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000, т.к. этот стандарт в обязательном порядке требует документирования системы управления предприятием.

Преимущества предлагаемого решения

• • В Naumen DMS реализованы наиболее перспективные современные технологии, система имеет сервис-ориентированную архитектуру (SOA, service-oriented architectures).
• • Описания бизнес-процессов предприятия происходит в соответствии с мировым промышленным стандартом BPEL. Данный формат описания позволяет составить описание бизнес-процессов для всех приложений, используемых в организации. В состав платформы Naumen Kernel также входит модуль BPM, соответствующий концепции управления бизнес-процессами (Business Process Management).
• • Разработка системы ведется на основе компонентов с открытым кодом (Open Source), что снижает стоимость владения системой и упрощает контроль информационной безопасности. Открытые стандарты и открытый исходный код позволяют поддерживать систему и интегрировать ее с другими системами без привлечения специалистов NAUMEN;
• • Использование стандартных языков при расширении функциональности системы и настройке бизнес процессов. Расширение функциональности может проводиться заказчиком на языке Java, описание бизнес-процессов в формате BPEL.
• • Используемые технологии являются кросс-платформенными и не зависят от конкретной операционной системы, что снижает затраты на инфраструктуру. Предлагаемое решение работает на базе операционных систем Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris.
• • Поддержка основных промышленных реляционных баз данных. В текущий момент эксплуатация системы в различных организациях ведется на СУБД: Oracle, Microsoft SQL, PostgreSQL.
• • Учебный центр NAUMEN проводит обучение технических специалистов заказчика технологиям, что дает предприятию возможность самостоятельно развертывать Naumen DMS в своих филиалах и представительствах.

Платформа NauDoc

NauDoc Free представляет собой платформу для разработки решений по автоматизации документооборота на предприятии. Позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий. NauDoc Free не имеет лицензионных ограничений на число пользователей и количество документов, но предназначен для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Система поставляется с открытыми исходыми кодами.

Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.

Все эти действия осуществляются через web-интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

• • После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
• • При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.
• • На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

• • Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
• • Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

• • Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

• • Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
• • После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
• • Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
• • Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

• • Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать анализ процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

• • NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
• • При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
• • При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Технические особенности:

• • Система имеет полнофункциональный веб-интерфейс и предъявляет минимальные требования к ИТ-инфраструктуре организации. Поддерживается работа с большинством интернет-браузеров (Internet Explorer, Mozilla, Opera, Netscape, FireFox и др.)
• • Система интегрирована с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader 7.0 Scripting Edition. Сканированные на рабочих местах документы импортируются в систему через специальный мастер, вызываемый из средства сканирования.
• • Система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию пользователей во внешних службах каталогов, например LDAP или Microsoft Active Directory.
• • Интеграция с почтовыми серверами для рассылки сообщений.
• • В системе имеется модуль работы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). За счет реализации функций сопряжения с удостоверяющими центрами на уровне ядра платформы Naumen Kernel в систему заложена возможность использования ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CryptoAPI. Примером сертифицированного решения для государственных органов может быть использование ЭЦП на базе КриптоПро 2.0/3.0.
• • В системе разработано ролевое дискретное управление доступом на основе ACL (наборы прав доступа). Управление доступом, позволяющие оперировать 8 уровнями прав, эффективно разграничивает доступ в ходе выполнения бизнес-процесса в зависимости от роли сотрудника в данном процессе.

Общие сведения об архитектуре

Функциональная модель системы NauDoc реализована в трехзвенной архитектуре: клиентское приложение Web-браузер, сервер приложений и источник данных (СУБД). В роли сервера приложений выступает Zope, в роли источника данных - объектная база данных ZODB, в качестве промежуточного звена между клиентом и сервером приложений может выступать web-сервер Apache.

В роли клиентского приложения системы NauDoc (рабочего места пользователя) выступает Web-браузер, через который осуществляется работа с сервером, на котором установлена система. При входе в систему запрашиваются имя и пароль пользователя, после чего он получает доступ в соответствии с должностными полномочиями. Серверная часть системы NauDoc обеспечивает хранение данных и обработку запросов с клиентских мест.

Система предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это рекомендации, связанные с технологическими особенностями программной платформы Zope, на которой разработан продукт.

Дополнительные модули

Модуль "ЭЦП"

Модуль ЭЦП предоставляет возможность подписывать документы системы NauDoc на основе выбранного сертификата, при помощи установленного криптопровайдера (для соответствия ГОСТ Р 34.10-2001 требуется установить сертифицированный криптопровайдер, например Крипто-ПРО)

Системные требования:

• • для рабочих станций: MS Windows 2k/XP, IE 6/7;
• • для сервера требуется только установка модуля «NauDoc ЭЦП».

Стоимость модуля - 30 000 рублей (один сервер, неограниченное количество пользователей). Дополнительно могут быть приобретены лицензии сертифицированных ФСБ криптопровайдеров (например Крипто-ПРО)

Модуль "LDAP"

Модуль позволяет интегрировать систему NauDoc с LDAP-серверами Active Directory* и OpenLDAP по протоколу LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Интеграция NauDoc с LDAP используется для решения задачи импорта информации о сотрудниках в NauDoc.

Операция импорта реализована таким образом, что при повторном запуске операции производится изменение параметров ранее импортированных объектов NauDoc. Например, при первом запуске в базе NauDoc создана учетная запись пользователя, затем у соответствующего элемента в каталоге LDAP-сервера изменились значения каких-либо параметров. При очередном запуске операции импорта в NauDoc будут автоматически изменены соответствующие параметры записи пользователя.

При использовании инфраструктуры Microsoft Windows* модуль поддерживает NTLM-аутентификацию и группы Active Directory*.

Стоимость модуля - 25 000 рублей (один сервер, неограниченное количество пользователей).

Модуль "Tray Agent"

Tray Agent – утилита, которая позволяет получать уведомления о новых событиях в системе NauDoc без необходимости загрузки самой системы на стороне пользователя. Наиболее важными событиями с системе NauDoc являются назначаемые задания.

Стоимость модуля - 15 000 рублей (один сервер, неограниченное количество пользователей).

Модуль "Графическое отображение процессов"

Модуль предназначен для наглядного представления маршрута движения документа в системе (карты маршрута).

На карте маршрута схематически изображены состояния и переходы: состояния — в виде отдельных графических элементов, переходы — в виде стрелок. Элемент розового цвета указывает начальное состояние документа. Направление стрелок указывает, в какое состояние переходит документ после выполнения перехода.

Стоимость модуля - 5 000 рублей (один сервер, неограниченное количество пользователей).

Модуль "Планировщик"

Модуль "Планировщик" предназначен для учета и планирования различных событий. Каждому событию соответствует запись, привязанная к определенной дате. Для удобства эти записи можно сгруппировать по темам. Например, планировщик может использоваться для учета аудиторного ресурса, когда в календаре составляется расписание загруженности аудиторий для проведения различных мероприятий.

Стоимость модуля - 10 000 рублей (один сервер, неограниченное количество пользователей).

Скриншоты

Стоимость

Сравнение редакций и цены

Редакция NauDoc	NauDoc Free (платформа для СЭД)	Pro: "малый бизнес"	Pro: "автоматизация делопроизводства"		Pro: “СМК”	Pro: “документооборот”
Стоимость серверной лицензии (руб.)	0	30000	60000	90000	80000	140000
Стоимость пользовательской лицензии (руб.)	0	0	0	0	0	0
Базовый функционал NauDoc	+	+	+	+	+	+
Набор бизнес-процессов "малый бизнес"	-	+	-	-	-	-
Набор бизнес-процессов “автоматизация делопроизводства”	-	-	+	+	-	+
Открытый код (кроме модулей расширения)	+	-	+	+	+	+
Гарантийная техническая поддержка (3 мес.)	-	-	+	+	+	+
Дистанционное обучение сотрудников	-	+	+	+	+	+
Модуль “Сайт”	-	-	+	+	-	+
Модуль “ISO9001”	-	-	-	-	+	+
Модуль “TrayAgent”	-	-	+	+	+	+
Модуль “LDAP”	-	-	+	+	+	+
Модуль “Планировщик”	-	+	-	+	-	+
Модуль “Графическое отображение процессов”	-	-	+	+	-	+
Модуль “ЭЦП”	-	-	-	+	+	+

Подробный прайс-лист можно посмотреть здесь.

Разработчик

Компания NAUMEN
г. Москва, Большая Тульская, д.10, стр.5
тел./факс: +7 (495) 737-72-33
г. Екатеринбург, ул. Успенская (Вайнера), дом 30
тел.: +7 (343) 378-31-76, факс: +7 (343) 376-30-53
info@naumen.ru
http://www.naumen.ru