Effect Office

Effect Office - система организации единого электронного архива документов на предприятии, которая позволяет:

  • - Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов

Для системы управления документами Effect Office неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания.

  • - Систематизировать документы организации

В системе Effect Office хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя.

Из особенностей Effect Office необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде.

  • - Классифицировать документы организации

Классификация электронного архива системы Effect Office с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.

Каждый документ системы Effect Office может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов.

  • - Защитить от несанкционированного доступа к документам

Контроль доступа обеспечивается следующими методами:

Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя.

Запрет доступа к документам вне системы. В Effect Office все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.

  • - Организовать документооборот между сотрудниками организации

В системе Effect Office существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы Effect Office, является задание. Система Effect Office автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.

  • - Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов

Система Effect Office позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе Effect Office реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов.

  • - Организовать эффективное администрирование системы

Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.

Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. Вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне.

Общее назначение, область применения

Основная идея продуктов системы документооборота Effect Office- максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.

Область применения продуктов Effect Office – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях, автоматизация делопроизводства.

При невысокой цене система достаточно функциональна — содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция — электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом Effect Office является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

Состав системы

Основные модули Effect Office:

Сервер «Эффект Офис»

Центральным модулем системы является Сервер «Эффект Офис» (Conserv.exe). Сервер «Эффект Офис» – сервис NT, позволяющий клиентским приложениям через протокол TCP/IP взаимодействовать с MS SQL сервером.

В качестве клиентов Сервера «Эффект Офис» выступают следующие модули:

1. Клиент «Эффект Офис»

Модуль предоставляет пользователю средства для работы в системе. Для запуска Клиента «Эффект Офис» служит файл Offex.exe.

2. Администратор «Эффект Офис»

Модуль предоставляет средства администрирования системы на пользовательском уровне (настройка соединений и портов в нём не осуществляется). Для запуска Администратора служит файл Admin.exe.

3. «Эффект Почта»

Модуль отвечает за приём и отправку электронной почты пользователей системы при помощи протоколов SMTP/POP3 и UUCP. Для запуска «Эффект Почты» служит файл Eмail.exe.

Дополнительные модули Effect Office 3.x и Effect Office Enterprise:

1. «Эффект Графика»

Приложение предназначено для сканирования изображений. Позволяет создавать многостраничные графические документы собственного формата. Полностью интегрировано и поставляется в комплекте с “Эффект Офис”. Для запуска «Эффект Графики» служит файл Graphex.exe.

2. «Эффект Блокнот»

Приложение является текстовым редактором. Приложение создано по аналогии с Блокнотом Windows (Notepad) и позволяет просматривать документы в различных кодировках, а также одновременно работать с несколькими документами. Для запуска «Эффект Графики» служит файл Ted.exe.

Общие сведения об архитектуре

Системы Effect Office имеют «клиент-серверную» архитектуру и используют СУБД SQL Server.

Effect Office 3.x предназначен для малых и средних предприятий с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки.

Effect Office Enterprise предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.

Стоимость

Effect Office 3.0 Комплект «ОПТИМАЛ» - 38 000 руб за 10 пользователей
Effect Office Enterprise Комплект «ЭФФЕКТ» - 144 000 руб за 30 пользователей

Смотреть полный прайс-лист

Разработчик

Effect Office является продуктом петербургской компании «Гарант Интернешнл» (http://www.garant.spb.ru/).
Effect Office
С-Петербург, 11 линия Васильевского острова, дом 64 литера Д
Телефон/факс: (812) 320-21-53, 320-21-51
E-Mail: offex@effectoffice.com
http://www.effectoffice.com