UMS Docs

Система «UMS Docs» обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов, связанных с документооборотом, позволяет осуществлять регистрацию, формирование и согласование документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки уведомлений и документов, формирование дел.

Клиент-серверная архитектура системы основана на использовании web-технологий организации рабочего места, что позволяет объединить в единую модель документооборота не только отдельно взятые структурные подразделения компании, но и сеть удаленных друг от друга филиалов организации.

Система «UMS Docs» поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Основные преимущества системы электронного документооборота «UMS Docs» перед аналогами:

  • 1. современные web-ориентированные технологии
  • 2. легкость внедрения и низкая стоимость обслуживания (в системе разработан специализированный блок администрирования, который позволяет самостоятельно управлять системой с возможностью создания новых бизнес-процессов, шаблонов документов, учетных данных, справочников и отчетов)
  • 3. ориентация на потребности Заказчика. Предложение комплексного решения «под ключ»
  • 4. открытость системы (возможность доработки системы базе основного ядра)
  • 5. стоимость продукта с учетом внедрения и обслуживания системы не превышает среднерыночной
  • 6. уникальные функции системы UMS Docs, которые отсутствуют в настоящее время в аналогичных продуктах:
    • • Наделение полномочий доступа к конкретному документу
    • • Формирование печатной формы документа
    • • Факс – on-line приемка/отправка факсимильных сообщений

Модули системы:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки и пр.); поиск; версии документов; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла; выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов; ведение номенклатуры дел; контроль местонахождения бумажных документов.

Сканер. Система предоставляет пользователю быстрый доступ к сканированию документов. Модуль позволяет сканировать документы из интерфейса программы с дальнейшей их регистрацией в системе электронного документооборота, сохранением и возможность просмотра в любой момент времени.

Факс. Это специально разработанный модуль автоматического получения и отправки факсимильных сообщений и электронных документов с помощью факс-модемной связи через веб-интерфейс программы «UMS docs».

Основные функции модуля «Факс»:

  • • Прием факсов в автоматическом режиме
  • • Передача факсов в автоматическом режиме
  • • Передача факсов в автоматическом режиме (по расписанию)
  • • Возможность удаленного доступа к входящим факсимильным сообщениям
  • • Возможность передачи факса с титульной страницей (Cover Page)
  • • Возможность передачи принятого файла сообщения по электронной почте
  • • Возможность настройки и разграничения прав доступа пользователей к функции получения и отправки факсимильных сообщений
  • • Интеграция с системой «UMS Docs»

Функции системы

Электронный документ.Документ состоит из карточки документа, содержащей информацию о документе и произвольное количество структурированной информации, шаблон определяющий форму документа, а также неструктурированный документ в файле любого формата.. Документ может содержать образ бумажного оригинала документа, или файлы MS Word, MS Excel или другие файлы, например музыкальные или видео-файлы.

Систематизация документов. В системе реализована систематизация по категориям документов и видам деятельности и структурирование документов по папкам.

Жизненный цикл документа. Документы в электронной форме могут быть просмотрены, согласованы и утверждены. Если документ был изменен в процессе согласования или утверждения, система информирует об этом пользователей. После утверждения документа его изменение возможно только через процедуру создания новой версии документа, согласования, утверждения. Это обеспечивает традиционный порядок делопроизводства, неизменность утвержденных документов.

Порядок создания, согласования, утверждения и исполнения документов обеспечивается посредством задания или изменения маршрутов. Маршрутизация документа это гибкий и удобный механизм позволяющий управлять жизненным циклом как отдельного документа, так и совокупности документов одного типа.

Регистрация и учет. Система позволяет вести журналы регистрации документов, обеспечивающие учет входящих, исходящих и внутренних документов по категориям регистрационного учета.

Контроль версий документов. Система позволяет хранить практически произвольное количество версий документа вместе с текстовыми комментариями для каждой версии. Любая версия документа может быть получена на компьютер пользователя простым нажатием на соответствующую ссылку. В качестве версий документа могут быть как графические файлы образов документа, так и файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например музыкальные или видео-файлы.

Выдача и возврат файлов документов

Архивация документов. Архивация это последняя фаза жизненного цикла документов после создания, согласования, утверждения и исполнения. Архивные документы хранятся в общей базе данных в соответствии с определенным регламентом доступа к ним.

Система отчетов и уведомлений позволяет осуществлять управление бизнес-процессами делопроизводства и предприятия. Под бизнес-процессом в системе понимается последовательность этапов, состоящих из документов и задач. Система позволяет контролировать ход подготовки документов и выполнения задач, работ и поручений, сроки исполнения, работу исполнителей и руководителей, утверждающих документы и задачи и отмечающих их исполнение.

Контроль исполнения поручений и документов Система позволяет контролировать исполнение поручений и документов с на момент истекания срока исполнения.

Скриншот

UMS Docs

Демо-версию программы в режиме on-line можно посмотреть по Интернет-адресу http://umsdocs.tom.ru, login: demo, пароль: demo. Для удобства в разделе «Справочники» есть руководство пользователя, с помощью которого можно ознакомиться с основными функциональными возможностями программы.

Стоимость

Количество лицензийСтоимость 1-й лицензии, руб.Скидка, %
До 1050000%
До 50450010%
До 100400020%
До 200 и выше350030%

Прайс на продукты компании можно скачать отсюда.

Разработчик

ООО "ЮМССофт"
Россия, 634050, г. Томск, ул.Беленца, 11/1
тел.: (3822) 514243
факс: (3822) 510406
http://www.umssoft.com