ISIDA

Семейство продуктов ISIDA DMS в своем полном варианте состоит из двух частей. Первая часть - ISIDA DMS SE - является комплексной системой электронного делопроизводства и контроля исполнения. Вторая часть - ISIDA eDoc - предоставляет развитый набор функций по созданию, обращению, хранению и использованию корпоративных электронных документов, снабженных цифровыми подписями.

ISIDA DMS включает следующие комплексы информационных услуг:

  • • Ведение электронных дел для организационно-распорядительных документов;
  • • Регистрация и мониторинг обязанностей должностных лиц;
  • • Рассмотрение и исполнение документов;
  • • Создание и согласование электронных документов;
  • • Поддержка электронной почты;
  • • Поддержка сканирования документов;
  • • Поддержка факса;
  • • Портал технологического администратора;
  • • Регистратор службы ДОУ;
  • • Контролер службы ДОУ;
  • • Руководитель службы ДОУ;
  • • Сотрудник протокольного сектора;
  • • Делопроизводитель подразделения;
  • • Секретарь руководителя.

ISIDA eDoc включает следующие комплексы информационных услуг:

  • • Центр поддержки корпоративного электронного документа;
  • • Криптографическое ядро;
  • • Центр электронного документооборота;
  • • Центр хранения электронных документов;
  • • Ведение электронной номенклатуры дел;
  • • Ведение электронных дел для документов текущего архива;
  • • Передача и прием электронных дел в ведомственный архив;
  • • Центр администрирования;
  • • Набор коннекторов.

Структура системы электронного документооборота

ISIDA

Функции системы

1. Комплекс информационных услуг по регистрации и контролю исполнения документов

В данном комплексе информационных услуг реализованы основные функции по обработке организационно-распорядительных документов сотрудниками службы ДОУ. Кроме того, он выступает как функциональное ядро для всех комплексов информационных услуг, входящих в систему электронного документооборота.

1.1 Регистрация документов различных классов

Обеспечивается выполнение полного набора регистрационных функций. Типы документов и наборы реквизитов (в том числе сложные и множественные) для каждого типа гибко настраиваются. Для быстрого и единообразного заполнения регистрационных реквизитов документов используются служебные справочники и классификаторы. В типовом решении имеются готовые наборы типов документов: входящие, исходящие, внутренние, приказы, распоряжения, протоколы, постановления, договоры и документы по договорам, обращения граждан.

Поддерживается регистрация документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП). Поддерживается установка взаимных ссылок документов.

Вместо «прикрепления» файлов к карточке используется более совершенный механизм: карточка получает ссылку на специализированный объект – электронный документ. Такой электронный документ может содержать в себе файлы любых форматов, а также реквизиты и электронные цифровые подписи.

Обеспечивается автоматическая регистрация (с формированием регистрационной карточки и присвоением номера, даты и иных реквизитов) официальных электронных документом с цифровыми подписями, прошедших цикл согласования. Автоматическая регистрация выполняется также при обмене документами в электронном виде между сегментами системы, работающими в разных структурных подразделениях либо предприятиях и взаимодействующими по сети либо электронной почте.

При регистрации исходящих документов реализована функция печати конвертов для отправки бумажных документов.

1.2 Сканирование документов на бумажном носителе и удостоверение их электронной цифровой подписью.

Разработаны специальные компоненты, обеспечивающие взаимодействие со сканерами. В результате сканирования формируются электронные документы, выступающие в роли электронных копий. Электронная копия может быть удостоверена ответственным сотрудников посредством электронной цифровой подписи. Функции распознавания подключаются как внешние компоненты. Реализована поддержка версий электронных документов.

1.3 Сохранение регистрационно-контрольной карточки документов на основании существующей.

Специальный режим создания регистрационно-контрольной карточки на основании существующей позволяет сократить время на регистрацию типовых документов.

1.4 Гибкий механизм выделения регистрационных номеров документов.

Регистрационные номера документов выделяются автоматически в зависимости от класса, подразделения, номенклатуры дел, и прочих характеристик. Реализованы маркировки для отдельных документов (например, для документов, поступивших от высших органов государственной власти, документов, с грифом ограничения доступа, различных видов договоров и пр.).

1.5 Фиксация событий хода исполнения документа.

Для отражения хода исполнения документа реализованы следующие функции по работе с заданиями (поручениями) руководителей:

  • • создание;
  • • редактирование;
  • • ввод отчета об исполнении;
  • • списание документа в дело согласно номенклатуре дел;
  • • ввод признака регулярности исполнения;
  • • перенос сроков;
  • • отмена задания;
  • • копирование и вставка заданий;
  • • просмотр истории редактирования задания.

Ход исполнения документа удобно отображен в виде специальной иерархической структуры.

1.6 Механизм полномочий

Реализован механизм полномочий, позволяющий делегировать права работы в системе. Осуществляется фиксация факта замещения обязанностей при исполнении (рассмотрении) документа.

1.7 Автоматический ввод отчетов об исполнении

Разработан механизм автоматического ввода отметок об исполнении заданий. При этом анализируются установленные ссылки между документами и на основании информации в документе-ответе вводятся отметки об исполнении заданий в документе-запросе.

1.8 Заполнение сведений о получателях документа

Сведения о получателях документа заполняются единообразно для всех классов документов. В качестве специализированного справочника ведутся типовые списки рассылки, включающие в себя сотрудников, внешних корреспондентов, а также группы получателей (например, "Всем структурным подразделениям", "Всем начальникам управлений" и т.п.). Сведения о получателях также могут заполняться на основании справочника сотрудников и корреспондентов (что является более целесообразным в некоторых случаях). Предоставлена возможность указания дополнительных данных о получателе (точное наименование, адрес, способ отправки).

1.9 Рассылка документов в электронном виде

Реализована рассылка документа согласно заданному перечню получателей. В случае, если получателю направляется документ в электронном виде, происходит непосредственная отправка документа, которая, в свою очередь, может происходить в нескольких режимах:

  • • сотрудникам организации в виде почтовых уведомлений, содержащих ссылку на документ (выполнять обработку поступившего документа можно непосредственно из почтового уведомления);
  • • всем структурным подразделениям, у которых установлены независимые сегменты системы электронного документооборота в виде сообщения электронной почты, к которому прикреплен электронный документ (электронная копия, удостоверенная электронная копия либо оригинал);
  • • внешним корреспондентам - в виде сообщения электронной почты, к которому прикреплена электронная копия документа как файл-вложение.

При рассылке каждого документов ведется журнал событий, сопровождающих рассылку документа (в том числе подтверждения о доставке и прочтении). Актуальная информация в журнале доступна в виде отчета "О результатах рассылки документа".

1.10 Технология гарантированной доставки

Разработана специальная технология гарантированной доставки рассылаемых электронных документов. Контроль рассылки реализован посредством фиксации событий, возникающих в ходе рассылки. События выстраиваются в закономерную последовательность, задаются предельные интервалы ожидания наступления события. При возникновении отклонений от заданной последовательности, ответственным за контроль сотрудникам направляются почтовые уведомления. Технология гарантированной доставки позволяет проконтролировать не только своевременное получение документа адресатом, но и своевременное прочтение документа, начало его рассмотрения.

1.11 Обработка документов, поступивших в электронном виде

Осуществляется автоматическая регистрация электронных документов установленного формата и направление их на регистрацию ответственным сотрудникам.

1.12 Информирование сотрудников

Реализована система уведомлений сотрудников посредством почтовых сообщений о наступлении некоторых событий. Например, уведомление о поступлении документа для рассмотрения (ознакомления), уведомление о поступлении входящего электронного документа, уведомление об истечении срока ожидания контрольного события, ошибках автоматической регистрации документа и пр. Предоставлен гибкий механизм настройки отправляемых уведомлений: содержание, адреса получателей, критерии отправки, заголовки письма и пр.

1.13 Контроль исполнения документов

Реализовано большое количество контрольных функций: сводки и отчеты (в том числе оперативные и статистические), формы специального поиска и др. Обеспечивается несколько уровней контроля исполнения: централизованный контроль со стороны службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и контроль на различных уровнях организационной структуры. Может контролироваться исполнение как документа в целом, так и отдельных поручений по резолюциям. Формируются сводки об исполнении документов, перечни неисполненных контрольных и неконтрольных документов в разрезе подразделений, ответственных исполнителей, напоминания/уведомления о приближении сроков исполнения и др. Ряд сводок и отчетов формируется в регламентном режиме автоматически.

1.14 Оперативные отчеты

В типовое решение включен следующий набор оперативных отчетов (формируемых по запросу пользователя):

  • • "Сводка о состоянии исполнения заданий";
  • • "Статистические сведения о документах" (для различных классов документов);
  • • "Напоминание и уведомление" (для различных классов документов);
  • • "Перечень документов, по которым не исполнены резолюции указанных должностных лиц";
  • • "Список повторных обращений граждан";
  • • "Перечень неисполненных документов";
  • • "Перечень документов ДСП, находящихся в подразделении";
  • • "Перечень подразделений ДСП, находящихся у сотрудника";
  • • "Перечень подразделений, у которых находится ДСП документ";
  • • "Перечень документов, находящихся в указанном деле";
  • • "Печать регистрационно-контрольной карточки" (русский, белорусский языки, стандартизованный вид карточки класса "Обращения граждан").

По требованию заказчика набор перечень оперативных отчетов может быть расширен.

1.15 Регламентные отчеты

Регламентные отчеты формируются по установленному регламенту (расписанию) и доступны для последующего использования. Регламентные отчеты сохраняются до минования надобности, после чего автоматически удаляются. В типовое решение включены следующие регламентные отчеты:

  • • "Сведения о документообороте";
  • • "Сведения о документах, находящихся на исполнении, поступивших от высших органов государственной власти";
  • • "Статистические сведения о количестве документов, направленных в структурные подразделения";
  • • "Статистические сведения о количестве документов, рассмотренных руководством";
  • • "Статистические сведения о количестве входящих документов";
  • • "Общее количество зарегистрированных документов";
  • • "Неисполненные договоры и соглашения";
  • • "Сведения о документах, по которым не введены резолюции руководителей";
  • • "Статистические сведения о документах с нарушением сроков рассмотрения";
  • • "Сведения о неисполненных документах";
  • • "Сведения о неисполненных контрольных документах";
  • • "Перечень документов, по которым не исполнены резолюции руководителя".

Дополнительные регламентные отчеты могут быть разработаны по требованиям заказчика.

1.16 Дополнительный контроль

Функции дополнительного контроля по исполнению документов реализованы в виде специальных поисковых запросов (в разрезе классов, подразделений, за период): "Неисполненные документы и документы, по которым нарушен срок исполнения".

1.17 Поиск документов

Используется развитая система поиска документов. Для каждого класса настраиваются возможные поисковые критерии, и варианты конструирования поискового запроса. Дополнительный поиск по характеристикам заданий, одновременный поиск по всем типам документов. Для документов, хранящихся в электронном виде, возможен поиск по полнотекстовому индексу.

1.18 Специальный поиск

Специальный поиск - это заготовленные поисковые наборы, имеющие сложную структуру для их частого конструирования пользователями. В типовое решение включены следующие виды специального поиска:

  • • "Повторные обращения граждан";
  • • "Документы, требующие срочного исполнения";
  • • "Документы постоянного действия";
  • • "Документы со ссылками".

Дополнительные специальные поиски разрабатываются по требованиям заказчика.

1.19 Отчеты по выборке документов

Разработаны различные отчеты, которые формируются оперативно по выборке документов. Предоставлена возможность задавать различные опции, касающиеся внешнего вида отчета, состава полей и пр. Перечень отчетов, включенных в типовое решение, представлен ниже:

  • • "Список документов с резолюциями";
  • • "Список документов";
  • • "Реестр документов";
  • • "Отчет о месте нахождения экземпляров документов";
  • • "Список рассылки";
  • • "Отчет о результатах рассылки документов для рассмотрения (исполнения)";
  • • "Отчет о результатах рассылки документов согласно спискам на рассылку";
  • • "Ответственный исполнитель документа";
  • • "Отчет об исполнении документа по автору резолюции".

Могут быть разработаны дополнительные отчеты по выборке, учитывающие особенности технологии обработки документов, принятой у заказчика.

1.20 Комплексная обработка документов с грифом ДСП:

В системе реализована комплексная обработка документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП), которая включает в себя следующие функции:

  • • регистрация экземпляров/копий документов;
  • • предоставление актуальной информации о местонахождении всех экземпляров и копий документа;
  • • история работа с каждым экземпляром и копией;
  • • распределение экземпляров и копий документа при выдаче заданий;
  • • распределение экземпляров и копий документа при направлении по списку на рассылку;
  • • регистрация приложений к ДСП документам (добавление, редактирование, удаление);
  • • списание экземпляров и копий документа в дело;
  • • изъятие экземпляров и копий документа из дела;
  • • удаление зарегистрированных ранее экземпляров и копий;
  • • передача экземпляров и копий другому держателю;
  • • специальный механизм предоставления прав доступа к РКК;
  • • передача документов при увольнении сотрудника либо изменении должностных обязанностей;
  • • предоставление информации об экземплярах ДСП документа, находящихся в подразделении (у сотрудника);
  • • получение перечня ДСП документов, находящихся в указанном деле.

1.21 Обработка документов класса "Обращения граждан"

Разработана специальная технология работы с документами класса "Обращения граждан":

  • • контроль своевременного рассмотрения документов данного класса;
  • • отражение хода рассмотрения;
  • • учет повторных обращений граждан;
  • • специальная система нумерации документов;
  • • формирование специальных сводок и отчетов.

1.22 Работа с взаимосвязанными документами

Существует развитый механизм установки и использования междокументных отношений, в том числе функции автоматической установки ссылок между документами в процессе их обработки. Реализован просмотр документов по ссылке.

1.23 Управление доступом к каждой РКК

Доступ к каждой регистрационно-контрольной карточке предоставляется отдельно. Предусмотрены группы доступа по умолчанию и возможности ограничения/расширения доступа уполномоченными сотрудниками. Предоставление доступа к РКК учитывает ход исполнения (рассылки) документа, а также делегирование полномочий.

1.24 Указание периода действия документа

Существует возможность указывать сроки действия документа, в том числе определения документов постоянного действия.

1.25 Поддержка бумажного и электронного документооборота

В системе реализована поддержка полного цикла обработки электронных документов, а также обработка документов в бумажной и смешанной технологии. Безбумажная цепочка может быть начата, прервана, разорвана и вновь продолжена практически в любой точке. Реализован специальный функционал для получения копий электронных документов на бумажном носителе. При этом система поддерживает такую работу, когда отдельные категории документов (или экземпляры документов) могут обрабатываться только в бумажном виде либо только в электронном виде.

1.26 Электронная номенклатура дел

Актуальная электронная номенклатура дел используется в качестве специализированного справочника во всех операциях, где она задействована. Например, при списании документов в дело после ввода отчета об исполнении, при формировании некоторых оперативных отчетов и т.д.

1.27 Функциональные наборы

Для каждой категории сотрудников службы ДОУ разработаны отдельные функциональные наборы, в зависимости от исполняемых обязанностей и полномочий:

  • • Регистраторы;
  • • Контролеры;
  • • Секретари;
  • • Делопроизводители;
  • • Администраторы.

Создание и редактирование существующих функциональных наборов, для чего существует специальный редактор сеансов.

1.28 Папки пользователей

Поддержана работа с папками пользователей: наличие стандартных папок, создание/удаление пользовательских папок, перемещение и удаление документов из папки, сортировка документов в папке по различным критериям.

1.29 Система управления справочной информацией

Система управления справочной информацией предоставляет функции по созданию и редактированию справочных данных, а также различные административные процедуры. Система справочников поддерживает три режима редактирования:

  • • прямое редактирование (все редакции непосредственно применяются к справочным данным, предыдущие версии не сохраняются);
  • • режим защищенного удаления (после операции удаления все взаимные ссылки справочных объектов остаются корректными);
  • • режим временных срезов (позволяет сохранять и получать состояние объектов справочников на любой момент времени; такое свойство особенно важно для изменяющейся во времени организационной структуры).

Создание новых объектов справочных данных и изменение существующих может осуществляться администраторами. Ведение различных справочников может осуществляться различными категориями пользователей, для чего разработан удобный визуальный интерфейс.

Справочники, включенные в типовое решение:

  • • Сотрудники организации;
  • • Подразделения организации;
  • • Структура организации (а том числе полная корпоративная структура в виде иерархии);
  • • Внешние организации и корреспонденты;
  • • Виды ссылок между документами;
  • • Классы документов;
  • • Виды документов (иерархический справочник);
  • • Списки сотрудников для установки прав доступа;
  • • Различные группы получателей (сотрудники организации, внешние корреспонденты, структурные подразделения и пр.);
  • • Возможные тексты отметок об исполнении;
  • • Возможные тексты отметок о получении;
  • • Возможные тексты резолюций;
  • • Типовые списки рассылки для каждого класса документа.

1.30 Способность к взаимодействию с другими приложениями

В системе использованы современные технологии взаимодействия с внешними приложениями на основе технологий коннекторов и WEB-сервисов. Имеются специальные компоненты для потребления информации из внешних систем – источников для формирования электронных документов. Кроме того, для обмена информацией используются корпоративные службы каталогов и авторизации (реализовано потребление адресов электронной почты и идентификаторов пользователей из службы Active Directory).

1.31 Протоколирование работы пользователей

Протоколируются данные о работе пользователей и программных компонентов. Кроме того, ведется протокол изменений объектов данных (регистрационно-контрольных карточек, заданий, списков рассылки и т.д.) с возможностью восстановления предыдущих состояний.

1.32 Web-доступ к информации системы

Все сеансы работы пользователей с системой изначально построены по технологии Internet/Intranet. Используются 2 типа сеансов - на основе Java Applet и Servlets/JSP (динамическая генерация HTML-форм). Широко применяются технологии WEB-порталов. При этом обеспечивается защита соединений, в том числе на основе технологии сертификатов.

1.33 Построение систем распределенного документооборота (обмен документами между различными системами АИС ДОУ)

Поддерживается построение распределенных систем ДОУ, состоящих из автономных сегментов, взаимодействующих по коммуникационным каналам различных типов (локальная/глобальная сеть, электронная почта). Для обеспечения указанного взаимодействия в системе имеется набор компонентов и технологий.

1.34 Функции анализа общего состояния обработки документов для руководителей службы ДОУ

Имеется особый набор функций, позволяющий руководителям службы ДОУ контролировать процессы обработки документов в распределенной системе ДОУ (с возможностями доступа в удаленные сегменты системы и получения различных сводных аналитических и статистических отчетов).

2. Комплекс информационных услуг обработки организационно-распорядительных документов в подразделениях

Комплекс предназначен для работы с организационно-распорядительными документами сотрудников подразделений, не являющимися специалистами в области документационного обеспечения управления.

2.1 Получение уведомлений по электронной почте о поступлении документов для ознакомления либо исполнения.

Документы, направленные сотрудникам для исполнения (ознакомления), доставляются в виде почтовых сообщений. Сообщение содержит в себе ссылку на документ, при переходе по ссылке открывается специальный сеанс, в котором осуществляется обработка документа.

2.2 Обработка документов, поступивших для исполнения

Процедура обработки документов, поступивших для исполнения, включает следующие функции:

  • • просмотр реквизитов;
  • • просмотр документа в электронном виде;
  • • просмотр хода исполнения;
  • • просмотр связанных документов;
  • • получение отчета "Печать регистрационно-контрольной карточки";
  • • выдача заданий исполнителям;
  • • ввод отчета об исполнении.

2.3 Обработка документов, поступивших для ознакомления

Процедура обработки документов, поступивших для ознакомления, включает следующие функции:

  • • просмотр реквизитов;
  • • просмотр документа в электронном виде;
  • • просмотр хода ознакомления;
  • • просмотр связанных документов;
  • • получение отчета "Печать РКК";
  • • подтверждение получения документа;
  • • направление документа для ознакомления другим сотрудникам.

2.4 Поступление документов для исполнения (ознакомления)

Выборка документов, поступивших для исполнения (ознакомления) формируется автоматически для каждого сотрудника. При этом учитывается замещение обязанностей сотрудников и делегирование полномочий. Аналогично формируется выборка документов, находящихся на контроле исполнения.

2.5 Поиск документов

В комплексе информационных услуг реализован поиск документов всех классов по различным критериям, включая реквизиты регистрационно-контрольных карточек и полнотекстовый индекс.

3. Комплекс информационных услуг согласования проектов документов

Комплекс предназначен для выполнения согласования проектов организационно-распорядительных документов посредством электронной цифровой подписи. После завершения согласования документ автоматически регистрируется в системе АС ДОУ, регистрационно-контрольная карточка направляется ответственным за обработку сотрудникам, после чего начинается цикл исполнения документа.

3.1 Создание проектов организационно-распорядительных документов.

Проект организационно-распорядительного документа создается путем присоединения файла документов и файлов приложений и заполнения реквизитов.

3.2 Создание маршрута согласования, направление на согласование.

В маршрут согласования включаются сотрудники в той последовательности, в которой они будут выполнять согласование документа.

3.3 Согласование документа

Согласование документа выполняется посредством электронной цифровой подписи.

3.4 Возврат документа на доработку

Процедура согласования документа допускает возврат документа на доработку с указанием причины возврата.

3.5 Направление уведомлений о поступлении документа на согласование/доработку

Движение документа по маршруту согласования сопровождается почтовыми уведомлениями участников маршрута о поступлении документа.

3.6 Контроль хода согласования документов

Каждый сотрудник, задействованный в маршруте согласования документа, может получить актуальную информацию о том, у кого в данный момент находится документ, кто выполнил согласование, кто и по какой причине инициировал возврат на доработку.

3.7 Отзыв документа с маршрута согласования.

Отзыв документ – специальная функция, доступная сотрудникам, контролирующим ход согласования. При отзыве документ принудительно удаляется с маршрута. Отзыв можно выполнить лишь для документа, который еще не завершил цикл согласования.

4. Комплекс информационных услуг ведения электронной номенклатуры дел

Электронная номенклатура дел представляет собой структурированный электронный документ, создание которого осуществляется специальными средствами. Одновременно она является справочным ресурсом, потребляемым различными комплексами информационных услуг. Реализованы функции коллективного создания электронной номенклатуры дел: вначале производится обработка в структурных подразделениях, которые создают свою номенклатуру дел, затем согласование с работниками службы ДОУ (с возможным внесением изменений). Согласованная номенклатура дел подразделений подписывается электронной цифровой подписью руководителями структурных подразделений, а сводная номенклатура дел визируется в установленном порядке и утверждается руководителем организации. Различаются сводная номенклатура дел, которая, является электронным документом и не подлежит изменению, и актуальная номенклатура дел, которая изначально соответствует сводной, но в течение года изменяется, включая все редакции номенклатуры дел подразделений.

4.1 Ведение номенклатуры дел подразделения согласно предоставленным правам доступа

Каждому сотруднику назначаются права доступа для ведения электронной номенклатуры дел подразделения либо группы подразделений. Ведение номенклатуры дел подразумевает создание, удаление и редактирования дел.

4.2 Печать номенклатуры дел подразделения в Rtf-формате

Печать номенклатуры реализована в виде специального отчета rtf-формата, который соответствует традиционному виду номенклатуры дел.

4.3 Формирование номенклатуры дел в виде электронного документа, направление его на согласование

После завершения редактирования номенклатуры дел, на ее основе автоматически создается электронный документ и направляется на согласование ответственным сотрудникам.

4.4 Управление процессом коллективного создания сводной номенклатуры дел

Созданий позиций номенклатуры для подразделений, предоставление прав доступа, контроль состояния подготовки номенклатуры подразделений.

4.5 Формирование сводной номенклатуры дел в виде электронного документа

После завершения подготовки номенклатуры дел всех подразделений, на основании сводной номенклатуры также создается электронный документ и направляется руководителю организации для утверждения.

4.6 Внесение изменений в номенклатуру дел текущего года

При внесении изменений в номенклатуры дел подразделений автоматически выполняется актуализация сводной номенклатуры дел, актуальная номенклатура предоставляется всем комплексам информационных услуг в качестве справочника.

4.7 Создание сводной номенклатуры дел на основании существующей

Предусмотрена функция создания сводной номенклатуры дел на основании существующей. Номенклатура дел следующего года создается путем редактирования номенклатуры дел текущего года.

5. Комплекс информационных услуг обеспечения деятельности Ведомственного архива

Комплекс обеспечивает ведомственное хранение электронных документов, имеющих принятый в системе формат. Электронные документы организованы в дела, которые в свою очередь также являются специализированными электронными документами, и хранятся в течение установленного периода времени. В рамках комплекса реализован ряд функций по формированию дел и передачи их в ведомственный архив, а также процедуры деятельности ведомственного архива как подразделения.

5.1 Просмотр хранимого электронного документа

Просмотр файла документа и файла приложений, реквизитов документа, протокола обращения документа, просмотр и проверка подлинности электронных цифровых подписей.

5.2 Просмотр электронного дела

Для удобства просмотра и иных технологическим требованиям электронное дело представляется в виде набора томов. В каждом томе документы отсортированы по некоторому признаку. Для каждого тома указаны интервал дат и количество документов, помещенных в том.

5.3 Поиск дел по номенклатуре дел

Электронная номенклатура дел подразделения используется как специализированный справочник при поиске документа.

5.4 Универсальный поиск документов

Документ может быть найден атрибутивным поиском (по реквизитам самого документа. Состав поисковых реквизитов для каждого типа документа устанавливается отдельно.

5.5 Ручное формирование электронного дела

Сотрудник, ответственный за формирование дел вручную выполняет помещение документов в дело.

5.6 Автоматическое формирование электронного дела на основании сформулированных правил

Помещение документов в дела может выполняться системой автоматически на основании заранее сформулированных правил. Например, на основании отметок о писании организационно-распорядительных документов в дело при вводе отчета об исполнении. При этом выполняется разбиение дела на тома и сортировка документов в каждом томе.

5.7 Закрытие электронного дела и скрепление его электронной цифровой подписью

Перед передачей дел в ведомственный архив дела закрываются и скрепляются электронной цифровой подписью руководителя подразделения. Таким образом реализуется контроль целостности дел.

5.8 Передача дел в ведомственный архив.

5.9 Печать комплекта сопроводительных документов.

5.10 Формирование электронной описи дел.

5.11 Прием электронных дел в ведомственный архив.

5.12 Ввод данных о размещении бумажных дел.

5.13 Ведение справочной информации

В состав комплекса входит специальный центр администрирования справочной информации. Ведется справочник сотрудников и справочник логических архивов.

5.14 Управление типами электронных документов

Каждый документ принадлежит к одному из зарегистрированных типов. Создание, редактирование, удаление информации о типе электронных документов выполняется в центре администрирования.

5.15 Управление представлениями типов электронных документов

Для каждого типа электронных документов создается набор представлений: краткий просмотр документов данного типа, подробный просмотр, состав поисковых реквизитов и т.п.

5.16 Импорт электронных документов из внешних систем

Предусмотрена функция импорта документа из внешний систем, преобразование его к используемому формате электронного документа.

Некоторые сведения об архитектуре

Программные продукты семейства ISIDA DMS базируются на платформенно-независимой многоуровневой программной архитектуре (J2SE/J2EE).

Основные программно-аппаратные платформы, для которых выпущены продукты семейства:

  • • Уровень бизнес-логики (Business Services): Sun Solaris (SPARC, Intel), MS Windows NT/2000/XP.
  • • Уровень хранения информации (Data Services): Oracle, MS SQL Server, MySQL.
  • • Рабочее место пользователя (User Services): MS Windows NT/2000/XP, Linux.

Пользовательский уровень реализован по технологии "тонкого" клиента с использованием WEB-браузера.

Скриншоты

ISIDA ISIDA ISIDA ISIDA

Стоимость

Cистемы ISIDA не продается как коробочный продукт. Компания Исида-Информатика предлагает комплексные проекты автоматизации документоборота, электронного архива и других приложений на платформе ISIDA. Стоимость проектов по внедрению СЭД составляет от 50 до 300 тыс.$.

Разработчик

Исида-Информатика
Россия, 190000, Санкт-Петербург, Черноморский переулок, дом 4
Тел. +7 (812) 325-72-60
E-mail: isida@lynx.ru
http://www.isida.ru/