ЦУП-Документооборот

Решение Компании Лаконикс "ЦУП-Документооборот" является одним из составных, но вместе с тем независимых модулей комплексного решения ЦУП (Центр Управления Предприятием), реализующего такие функции, как:

  • - Автоматизация документооборота (ЦУП-Документооборот)
  • - Управление проектами и сотрудниками (ЦУП-Управление проектами)
  • - Интеграция разрозненных структур и филиалов в единое информационное пространство (ЦУП-Корпоративный портал)
  • - А также дополнительные функции, реализуемые специализированными модулями

Решение "ЦУП-Управление проектами" обеспечивает:

  • - Повышение производительности труда служащих при работе с документами
  • - Структурированное и надежное хранение документов
  • - Быстрое и прозрачное для контроля движение документов, возможность проследить движение документа в любой точке в любой момент времени. Документированность всех операций с информацией позволяет в любой момент поднять всю историю работы с документом – кто и когда над ним работал, какие изменения сделал
  • - Строго регламентированное разграничение уровней доступа для различных сотрудников обеспечивает информационную безопасность
  • - Возможность одновременной работы с документом различных сотрудников, связанных с ним

При использовании других модулей ЦУП, "ЦУП-Документооборот" интегрируется с ними. В частности, при использовании модулей ЦУП-CRM и ЦУП-Управление проектами, документооборот связывается с проектами по конкретным клиентам. И в истории взаимодействия с клиентом можно просматривать все документы, связанные с ним, а также историю согласования этих документов внутри предприятия.

Некоторые основные функции решения:

  • - Регистрация документов
  • - Отправка документа маршруту
  • - Исполнение документов и наложение резолюций
  • - Контроль прохождения документа по маршруту
  • - Отслеживание перемещений и изменений документа
  • - Передача документа
  • - Просмотр истории изменений и перемещений документов
  • - Поиск документов
  • - Разграничение прав доступа
  • - Формирование отчетности

Система веб-ориентирована - устанавливается на сервер, после чего каждый компьютер готов к работе - через внутреннюю сеть или интернет. Для работы с системой используется стандартный веб-браузер. Не требуется устанавливать систему на каждое рабочее место. Это существенно повышает удобство и снижает стоимость внедрения и обслуживания.

Функциональность системы

Оргструктура предприятия

Все сотрудники предприятия и структура с филиалами и дочерними подразделениями вносятся в систему. Структуру предприятия и информацию о сотрудниках можно гибко менять.

Наглядное представление перечня всех рабочих и архивных документов

Каждый сотрудник может настроить главную страницу таким образом, чтобы ему была видна вся та информация, которая наиболее часто его интересует. Например, перечень входящих документов, исходящих документов и документов, которые были недавно изменены.

Перенос действующей схемы документооборота в систему и ее оптимизация

Система сама напоминает сотрудникам о том, согласование каких документов наиболее актуально на данный момент, и руководителям - о состоянии дел по работе с документами.

Система позволяет создавать электронные пути движения и согласования различных документов, что ускорит и упорядочит документооборот, улучшит делопроизводство.

В примере (слева) показан путь электронного следования документа с заданием времени согласования.

Документ оперативно согласовывается в установленные сроки без бумажной волокиты и беготни по отделам. Экономия времени, бумаги и труда секретарей. Договорам, письмам, приказам, распоряжениям можно задавать стандартные и индивидуальные пути следования по инстанциям, правила регистрации и хранения.

Отправка документа по пути, согласование, наложение резолюций, контроль его движения по маршруту

Договор №351 (см. скриншот слева), отправленный сотрудником, находится одновременно на согласовании у экономиста Гавриловой и юриста Кузькиной. Каждый из этих специалистов, получив договор, может утвердить его, отправив тем самым дальше по инстанциям, либо не утвердить, указав причину. В этом случае договор возвращается автору для доработки.

После согласования юристом и экономистом далее в данном примере договор перейдет генеральному директору на утверждение. Директор видит в системе, что договор был согласован с юристом и экономистом. После подписания договор возвращается его автору для исполнения.Письма, приказы, служебные записки также движутся в системе по соответствующим маршрутам.

Настраиваемая карточка документа отражает всю необходимую информацию о нем. К карточке можно прикреплять любое количество документов.

Просмотр всей истории изменений и согласований документа

Можно просматривать всю историю изменения документа и его старые версии. Кто и когда что-то менял в нем. Таким образом, Вы всегда сможете найти «концы» в спорных ситуациях.

Удобная система поиска документа

Удобная система поиска позволяет быстро находить необходимый документ по ключевым словам, автору, дате создания или редактирования.

Вопросы безопасности и разграничения прав доступа

Система обеспечивает высокий уровень безопасности:

  • - Логины и пароли. Разграничение прав и уровня доступа к информации позволят Вам распределять информацию по сотрудникам в соответствии с уровнем их допуска.
  • - Возможность использования электронных ключей
  • - Шифрация данных при передаче делает бесполезным перехват данных на линии – даже если это произойдет – информацию нельзя будет расшифровать.
  • - Исключается подбор пароля - за счет отключения системы на 5 минут при трехкратном неправильном наборе пароля.
  • - Возможность ограничения доступа по IP-адресам. Вы можете разрешить входить некоторым пользователям только с определенных компьютеров.

Стоимость

47 000 руб. до 35 пользователей. Далее 700 руб/доп. лицензия.

Скриншоты

ЦУП-Документооборот ЦУП-Документооборот ЦУП-Документооборот ЦУП-Документооборот

Демонстрационная версия

Посмотреть на ЦУП-Документооборот в работе можно по адресу:

http://emc-demo.laconix.com/

  • - Специалист: Логин: manager Пароль: manager
  • - Руководитель: Логин: director Пароль: director

Разработчик

Компания Лаконикс
Казань, Тукая, 91
Телефон: (843) 278-24-83
Email: information@laconix.net
www.laconix.net