CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

Компания предлагает следующие системы электронного документооборота:

  • - Система CompanyMedia - семейство систем электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера.
  • - Система OfficeMedia - предназначена для автоматизации документооборота и бизнес-процессов. За годы своего существования система заслужила признание у предприятий самых различных сфер деятельности, общее число пользователей системы превышает 20 000 человек.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне. При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

  • - подготовка и согласование документов;
  • - регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр.;
  • - создание и ведение папок документов;
  • - создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
  • - контроль исполнения документов и резолюций;
  • - сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;
  • - подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;
  • - информационная поддержка работы с клиентами;
  • - планирование работ, контроль исполнения планов;
  • - ведение проектов;
  • - учет рабочего времени сотрудников;
  • - подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;
  • - автоматизация кадрового делопроизводства;
  • - автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

  • - готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
  • - возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
  • - масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
  • - корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
  • - реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
  • - возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
  • - наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
  • - наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
  • - совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
  • - интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
  • - возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
  • - возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
  • - надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:

  • - несвоевременной доставки информации;
  • - невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;
  • - потери информации при ее передаче и хранении;
  • - длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;
  • - несвоевременного выполнения деловых обязательств.

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ). С системой также прекрасно работает eToken – электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Общее назначение, область применения
Состав системы CompanyMedia

CompanyMedia включает системы:

  • - автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Workflow»);
  • - обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации («CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);
  • - автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);
  • - автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMedia-HelpDesk»);
  • - обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тренинг»).

CM-ActiveFrame
ActiveFrame - это разработанная в компании "ИнтерТраст" программная архитектура, которая представляет собой информационный каркас для любых систем на Lotus Notes

СМ-Универсальное рабочее место
"CompanyMedia-Универсальное рабочее место" - это единый интерфейс для всех сотрудников организации, участвующих в электронном документообороте: удобней, чем файловая система, и надежней, чем электронная почта

СМ-Мобильное рабочее место
«CompanyMedia-Мобильный портал» - рабочее место, которое позволяет осуществлять мобильный доступ к базам данных системы электронного документооборота CompanyMedia.

СМ-Делопроизводство
Модуль «СМ-Делопроизводство» предназначен для автоматизации документооборота в территориально-распределенных организациях, технология делопроизводства которых предполагает централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени. Сохраняет все традиции и нормы делопроизводства, утвержденные нормами и требованиями Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ)

СМ-Факс
Система факс-серверной службы организации в составе системы корпоративного документооборота и делопроизводства CompanyMedia существенно повышает эффективность и удобство работы с факсимильными сообщениями

СМ-Заседания
Подсистема предназначена для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний и совещаний коллегиальных органов управления организации

СМ-Договоры
Система предназначена для ведения реестра договоров и контроля исполнения относящихся к ним поручений

СМ-Нормативные и распорядительные документы
Система «CompanyMedia-Нормативно-распорядительные документы» предназначена для публикации и хранения официальных действующих и устаревших нормативных, а также организационно-распорядительных документов (уставов, положений, приказов, правил, инструкций и т.д.), предназначенных для использования в информационно-справочных целях.

СМ-Поручения
Подсистема «CompanyMedia-Поручения» предназначена для создания и контроля исполнения устных поручений, не связанных с документами

СМ-Клиенты и Контакты
"CompanyMedia-Клиенты и контакты" позволяет упорядочить всю информацию о клиентах и дает возможность хранить информацию по всем внешним организациям, с которыми когда-либо контактировала компания

СМ-Обращения граждан
Система ориентирована на предприятия и организации, ведущие делопроизводство на основании обращений граждан и позволяет сократить временные затраты на регистрацию, обработку и контроль исполнения заявок физических лиц

СМ-HelpDesk
Система предназначена для автоматизации процесса решения технических проблем, которые возникают у пользователей компании при эксплуатации технического и программного обеспечения, для ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа, для обобщения и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, для учета загрузки сотрудников по проектам, для краткосрочного планирования работы на предстоящий период

СМ-Планирование
Система предназначена для планирования и координации работ, для осуществления контроля за выполнением поставленных планов, для накопления информации об успешных и проваленных проектах с целью их последующего анализа. Система позволяет повысить эффективность управленческой деятельности компании

СМ-Управление Персоналом
Система предназначена для автоматизации производственных процессов, связанных с кадровым учетом и кадровым документооборотом

СМ-Корпоративный тренинг
"CompanyMedia-Корпоративный тренинг" - это программно-методический комплекс обучения и аттестации пользователей и инструкторов системы CompanyMedia

CM-WorkFlow
Термин workflow дословно означает "поток работ". Однако технология workflow рассматривается гораздо шире - это автоматизация рабочих бизнес-процессов. Бизнес-процесс, по сути дела, объединяет в себе все: поток работ и функции, людей и оборудование, которое реализует эти функции, а также правила, управляющие последовательностью этих функций

Locker
Программный продукт Locker предназначен для подключения внешних, по отношению к Lotus, средств криптозащиты информации

Центр Отчетов
Система "Центр отчетов" предназначена для создания отчетов по данным, хранящимся в базах Lotus Notes/Domino. С помощью этой системы можно создавать произвольно оформленные отчеты, что позволяет быстро получить информацию в удобной для пользователя форме. Возможность создания собственных отчетов позволяет учитывать особенности работы любой организации

Состав системы OfficeMedia
Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

  • - Координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;
  • - Быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;
  • - Предоставление средств для деловой переписки;
  • - Регистрация документов, циркулирующих в организации;
  • - Возможность оперативной раздачи поручений;
  • - Анализ и контроль исполнительской дисциплины;
  • - Согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

1) "Делопроизводство"

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит из следующих баз данных:

  • - "Регистрация документов" - предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления.
  • - "Библиотека документов" - служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.
  • - "Согласование" - предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования.
  • - "Ознакомление" - предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления.
  • - "Обращения граждан" - предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц.
  • - "Организационно-распорядительные документы" - предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, в последнем случае обеспечивая автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

2) "Внешние контакты"

Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

  • - информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;
  • - фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;
  • - планировать мероприятия и встречи;
  • - заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;
  • - фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих баз данных:

  • - "Внешние контакты" - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений.
  • - "Проекты" - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации.
  • - "Рассылка" - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.
  • - "Секретарь" - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.

3) "Управление и планирование"

Комплект предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля за поручениями и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

  • - подробно отслеживать все стадии работ по договорам;
  • - работать с поручениями;
  • - автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей.

Комплект состоит из следующих прикладных баз данных:

  • - "Поручения" - предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам.
  • - "HelpDesk" - предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской дисциплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы.
  • - "Договоры" - подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров.

4) "Учет материальных ценностей"

Комплект решает следующие задачи:

  • - учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;
  • - автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;
  • - автоматизация процесса приема – передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;
  • - контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.

Комплект состоит из следующих баз данных:

  • - "Справочник УМЦ";
  • - "Архив УМЦ";
  • - "Учет оборудования".

Все эти комплекты образуют единую, налаженную систему, автоматизирующую работу организации.

Общие сведения об архитектуре

Реализация на Lotus Domino/Notes - лучшей документоориентированной платформе.

Система электронного документооборота CompanyMedia похожа на «слоеный пирог», где каждый отдельный уровень выполняет определенные функции и осуществляет взаимодействие и обмен данными с другими:

  • 1. В основе - платформа Lotus Domino/Notes, которая является базисом, обеспечивает получение системных уведомлений через почту пользователя, предоставляет календарное планирование, осуществляет функции защиты системы от взлома и возможности интеграции с внешними приложениями;
  • 2. Следующий уровень – ядро системы ActiveFrame, патентованная разработка компании ИнтерТраст, которое предоставляет возможности работы с корпоративными справочниками и классификаторами, обслуживает внутренние сервисы системы, осуществляет администрирование и управление прикладными базами данных и коммуникации между организациями;
  • 3. Сама система CompanyMedia представляет из себя набор баз данных, сформированных по типам документов, хранимых в ней (журналы учета документов).
  • 4. Пользователи работают с системой через единый интерфейс, «точку входа» в систему - СМ-Универсальное рабочее место, которое дает доступ к документам системы в соответствии с предоставленными правами, и позволяет работать как в локальной сети, так и удаленно, с использованием веб-интерфейса и доступа через Интернет.

Стоимость проекта внедрения складывается из стоимости:

  • - передачи прав на рабочие места системы: СМ-УРМ для ВСЕХ пользователей системы + права на работу в специализированных модулях для предметных специалистов;
  • - работ по внедрению системы – конфигурирование, установка, настройка;
  • - обучения инструкторов, администраторов и пользователей системы.
CompanyMedia Стоимость в руб. за раб. место
CM-ActiveFrame (на один сервер) 12 000-00
СМ-Универсальное рабочее место 4 500-00
СМ-Мобильное рабочее место 4 700-00
СМ-Делопроизводство 6 900-00
СМ-Факс 10 500-00
СМ-Заседания 10 500-00
СМ-Договоры 10 500-00
СМ-Нормативные и распорядительные документы 9 600-00
СМ-Поручения 3 300-00
СМ-Клиенты и Контакты 3 600-00
СМ-Обращения граждан 10 500-00
СМ-HelpDesk 3 600-00
СМ-Планирование 3 600-00
СМ-Управление Персоналом 10 500-00
СМ-Корпоративный тренинг (на одну организацию) 210 000-00
CM-WorkFlow (раб. место Разработчика) 13 500-00
CM-WorkFlow (раб. место Пользователя) 2 700-00
Locker 1 900-00
Центр Отчетов (на одну организацию) 57 000-00
OfficeMedia 3 300-00

Разработчик: ИнтерТраст
125319, г. Москва, ул. Усиевича, д. 3
Тел: (495) 956-79-28,
факс: (495) 956-79-28
E-mail: site@intertrust.ru
http://www.intertrust.ru/